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打造原苏区县档案馆现代功能思考
     发表日期:2015-03-09   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

    上杭县档案局(馆)  张惠兰 

  以“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的理念,不断拓展、增强档案馆功能,打造一流的现代化公共档案馆,唱响档案工作记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的主旋律,是我们苏区县档案馆正在奋进的目标。但是,由于种种因素的制约,目前原苏区县档案馆最多只能达到“一基地二中心”(即档案安全保管基地、政府信息查阅中心、档案利用中心)的“三位一体”标准。如何达到“二基地三中心”的“五位一体”的功能的目标,还需在诸多方面付出很大的努力,包括档案馆设施建设、档案馆业务建设、档案馆人员素质提高等各方面。

  一、原苏区县档案馆存在的功能缺陷

  第一,现有原苏区县档案馆大多在政府的大院内,馆库面积狭小、功能单一、设施落后,无法满足现代档案馆功能要求,特别是档案集中保管、档案对外开放、档案陈列展览等保管、服务和教育等功能无法正常履行。

  第二,目前原苏区县档案馆普遍存在基础业务滞后问题,不能满足现代档案馆功能需求。一是档案接收滞后,馆藏资源单一,大多以机关、事业单位文书档案居多,涉民档案、重点项目档案、重大活动档案以及地方特色档案稀少。二是档案鉴定开放滞后,许多到期档案未及时向社会开放。三是档案档案深度开发滞后,爱国主义教育基地尚未规范建立,可以为领导决策提供参考的编研产品少,可为民众提供宣传教育的展览少。四是档案信息化滞后,档案目录数据库尚未履盖,档案全文数字化还未展开,馆内局域网未能正常运转。

  第三,原苏区县档案馆大多存在工作人员少、配合不合理、素质不高等问题,不能满足现代档案馆功能建设需求。

  二、打造原苏区县档案馆现代功能思考

  (一)选好址、分功能、设计好。

  原苏区县档案馆应紧紧抓住国家扶持新建县级档案馆这一有利时机,合理选择档案馆址,科学设计档案馆功能分区,为实现现代档案馆功能提供设施保障。

  1.合理选择档案馆址

  遵循“靠近政府区、接近文化区、远离工业区”的原则,做好档案馆选址工作。首先,应彻底打破档案馆作为机关附属物的老观念,走出机关大院,独立建造档案馆。其次,开放利用是档案馆的生存之本,应将便于群众利用放在重要位置,按照开放性公共场所的理念,选择交通便利、城市公共设施较完备的地域建造档案馆。第三,馆址应与周围自然环境、城市总体风格、文化氛围相适应,尽可能靠近文化区,与图书馆、博物馆等公共性文化场所相互呼应、和谐统一,并具有鲜明的个性。第四,应充分考虑档案保管的特殊性,尽可能选择地势较高、场地干燥、便于排水的场所,选择安全防火和避免有害气体的地点,严禁档案馆毗邻具有明火的餐饮用房和娱乐场所。

  2.科学设计档案馆功能分区

  按照“两个基地、三个中心”的要求,科学设计档案馆功能分区。目前,原苏区县档案馆建筑主要由库区和办公用房组成,大多只能满足档案、资料长期存放和档案馆部分业务开展的需要。现在,体现现代功能的原苏区县档案馆舍建设不仅应考虑库房和办公、业务技术用房,更需考虑教育功能和服务功能用房,以充分体现“以人为本”,把档案馆建成有文化内涵、现代气派和地方特色的文化标志性建筑。一是在规模上,县级综合档案馆建筑面积应在3000平方米以上;在功能设置上,应设有档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房等主要功能区域,每个功能区既能保持相对独立,又能保证档案各项业务流程的方便,并留有一定的发展余地。二是应确立“以人为本”的理念,突出服务功能,设置政府信息公开查阅中心、爱国主义教育基地展厅、多媒体演播室、报告厅等开放性场所,同时还应设置供人们在查档、参观之余和馆内工作人员工作之余的休憩场所。三是应以确保档案安全保管和满足业务开展为前提,合理设置档案库房及业务用房、技术用房,除保证一定面积外,还应根据业务流程和用途,选择合适的位置和配置必要的配套设施。

  (二)抓内业、整资源、强功能。

  各项业务工作的良好运转,是实现现代档案馆功能的前提条件。

  1.做好档案收集工作

  县级档案馆馆藏是一个县经济、政治、科技、教育、文化、历史的综合反映,馆藏的丰富、优化与否,是实现档案馆服务功能、教育功能的前提。俗话说:“巧妇难为无米之炊”,很显然,单一、匮乏的档案馆藏,即使有宽敞现代的馆舍和现代化的利用手段,也难以满足社会各方对档案信息的利用需求。因此,必须突破传统的档案接收、征集定势,作如下改变:一是严格执行国家档案局9号令,全面铺开、逐个突破,从而促进各单位档案及时收集、整理、移交,不再出现档案滞后移交现象。二是提前档案接收时间,对经济建设和社会发展、对民生有较大现实利用价值的档案,应打破10年接收时限,提前接收进馆,使其发挥更大的作用。三是扩大接收、征集范围,对重点工程、重大活动、重要人物和地方特色的各种门类和载体的档案及时接收进馆,并在活动的开展、事件的处理过程中提前介入做好文件材料的形成、归档指导,确保应归档文件材料齐全、完整。四是征集、收购民间的有价值的各种门类和载体的档案、资料,如:圣旨、族谱及钱币、纸币、照片、视频等。只有这样才能真正建立起馆藏丰富、结构合理、富有特色的馆藏档案信息资源,从而为档案信息资源的有效利用、全面服务奠定良好的基础。

  2.整合档案信息资源

  没有丰富的馆藏,“实现档案馆社会公共服务功能”就会成为一句空谈。目前,原苏区县档案馆馆藏,普遍存在良莠混杂、结构单一问题。从种类上看,主要以党政机关、社团、事业单位产生的文书档案居多,科技档案、专门档案、照片档案、声像档案、电子档案很少;从内容上看,真正具有现实查考价值的档案不多,可为社会公众所用的档案就更少,使其名为综合性档案馆,实为党政机关档案馆;另外,还存在着大量重复档案及到期档案没有及时进行鉴定,这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。为此,原苏区县档案馆应结合本地实际,进一步解放思想,更新观念,破除档案资源部门分割、难以服务社会的旧模式,建立起本区域内国家档案资源集中统一管理、“一站式”服务的新模式,真正实现档案资源国家所有、社会共享。为此,一是通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机制的归并等多种措施,进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系,建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制,变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理,最大限度地优化配置国家档案资源。二是按照重点发展国家综合档案馆的原则,专业档案资源规范整理后按规定移交县级国家综合档案馆,建立起“归属明晰、运转协调,门类齐全、结构合理,管理科学、服务高效”的国家档案资源管理、利用新模式,实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。只有这样,才能进一步增加档案馆的公共服务能力,开发和实现档案资源的最大效益,为建设“美丽原苏区县”提供更好更快的服务。

  3.及时鉴定开放档案

  严格依照《档案法》、《保密法》和《政府信息公开条例》及有关法规,及时鉴定、开放到期档案,可以最大限度地发挥档案的价值,满足公众的需求,是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。如果我们的观念落后或业务水平面不够,怕出错或无能力进行档案开放鉴定或“鉴而不开放”,那么无论我们拥有多么丰富的馆藏资源,也是苍白无力的 。因此,一是档案馆应成立档案开放鉴定领导小组,请档案鉴定专家对鉴定小组人员进行档案开放鉴定业务培训,充分做好鉴定开放准备并及时鉴定,确保该开放档案及时向社会开放。二是开放档案时应认真筛选、审慎鉴定,符合开放条件的档案,适时向社会开放。三是应做好档案开放的宣传,通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录,介绍开放档案内容,以便社会公众知晓,为开放档案的利用创造条件。

  4.深度开发档案信息

  从目前情况来看,原苏区县档案馆档案信息开发水平普遍不高,少有编研产品。档案信息资源深度开发,形成档案编研结果,是开发馆藏档案信息资源的重要手段,其水平高低直接影响档案馆服务功能、社会功能的发挥。为此,一是应加强编研力量,配备知识面广、文字功底好、综合能力强的编研人员,加大编研经费投入,为编研工作的开展创造良好的人财物条件。二是要提高编研产品质量,只有编撰出具有较高使用价值、实用性较强、易于传播的编研成品,才能说明档案信息开发在档案馆功能的实现中发挥了应有的作用。三是应紧贴中心工作,围绕社会难点、热点,整理、梳理相关档案资料,发布最新档案信息,使馆藏“死”档案变成活材料,将静态信息转化为动态信息,实现档案信息资源社会共享。

  5.推进档案信息化建设

  档案信息化,既是社会发展的必然,也是现代化公共档案馆的必须。只有借助信息化,才能实现档案馆高效服务,才能档案档案资源共享,才能全面实现现代档案馆的功能。从原苏区县档案馆状况看,在90年代以前各档案馆都是使用薄册式手工检索工具(案卷目录、全引目录、卷内目录),90年代末、21世纪初各档案馆开始应用档案管理专用软件,进行馆藏档案目录数据库建设。馆藏档案目录数据库的建立,大大地提高了档案信息检索效率,进一步推进了档案馆服务功能的实现。今后,一是应以档案全文数据库建设为重点,为档案的快速、高效检索,为档案的快捷、共享服务,创造必要条件。二是应以档案网站建设为突破口,建立、维护好政务网络、互联网上的档案网站(网页),使档案信息资源利用具有更加广阔的空间和更加广泛的社会性,最大限度地发挥档案馆服务功能。

  6.创建“爱国主义教育基地”

  “爱国主义教育基地”,是档案馆社会宣传教育功能不断增强和发挥主要方式。原苏区县档案馆由于受各种条件的局限,基本未规范建立“爱国主义教育基地”,未发挥其应有的社会宣传教育功能。为此,一是档案馆要在确保馆藏档案安全的前提下,根据新形势下综合档案馆发挥决策参考功能、展览教育功能、社会课堂功能、信息集聚与传播功能和咨询利用功能的实际需要,规范展厅建设,以史实展示当地的历史面貌和辉煌成就,成为人们了解当地历史的窗口。二是采取档案固定展、巡回展及网站、报纸图片展等多种方式,利用文字、图片、影像等多种载体,充分利用馆藏资源对广大市民进行革命传统教育、爱国爱乡教育,充分展示当地经济社会发展成就。

  (三)配人员、钻业务、展形象。

  1.加强人员配备

  原苏区县新档案馆的建成,现代公共档案馆的建设,档案馆各项功能的实现,必然要求档案馆加强人员配备。面对全新的档案馆舍、规范的业务技术、拓展的档案馆功能,原有的人员配备,将面临观念陈旧、人员不足、业务不精等问题,难以保证现代档案馆各项功能的正常运转。因此,必须加强人员配备,选配档案专业知识较强的档案业务人员,熟悉信息化的技术人员,掌握操作技术、档案数字化标准的数字化人员,有文字功底的编研人员,有口才的爱国主义基地解说人员等。

  2.提升业务水平

  人员配齐并不意味着现代档案功能的实现,人员素质才是功能实现的关键。档案馆人员必须本着对历史负责的态度,努力钻研业务,提升完成本职工作的能力,为建设现代公共档案馆,实现档案馆功能尽职尽责。“有为才有位”,当档案馆功能没有能力展现时,档案馆人员往往是档案馆的“看摊人”、“守门者”。档案馆“五位一体”功能,要求档案馆人员必须融入社会,不断把自己的知识、才学奉献给社会,将档案工作者的修养、情操以及良好的风范与气质展示给社会,从而提升档案馆的社会地位,为档案馆功能的实现营造良好的社会氛围。

  
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