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严格执法 全面服务 提高档案共享服务水平
     发表日期:2015-03-12   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

    上杭县档案局(馆)  江梓洪

  档案工作是对历史负责,为现实服务,替未来着想,惠及子孙后代的事业,其目的是保留真实的历史记录,为经济和社会事业发展提供历史借鉴,保存并发掘前人在社会实践、科学技术、经济建设等方面的成功经验和失败教训,让现实的人们少走弯路,实现其古为今用、资政惠民、启迪后人的目的。档案工作的各个环节,从贯彻执行档案法规,督促指导各立档单位按档案法律法规的要求履行好档案管理工作职责,到档案的接收、保管、开发利用乃至档案数字化建设,其过程始终贯穿着档案服务的内容。档案服务是档案工作的灵魂和终点,那么如何来提高档案工作全面服务水平呢?

  一、严格执法监督,提高执法效果,提高档案工作全面服务水平

  在人们的传统意识里,一提到档案服务好像就是档案资料的查阅利用服务,其实,档案资料的查阅利用服务只是档案服务的一个方面而已。广义上的档案服务工作包括档案法律法规咨询,档案执法活动,档案业务指导、咨询,档案科学研究,档案资料编辑出版,档案展览,档案查阅利用等诸多方面。档案服务工作可以分为事前、事中和事后服务。档案部门对立档单位的档案业务培训、指导、档案法规宣传、业务规范审核等可视为事前服务;事中服务主要包括上门具体指导做好文件材料的收集、整理、归档工作,对立档单位档案人员疑难问题的解答、档案登记、档案执法检查等;事后服务主要包括指导立档单位做好档案的保管利用工作,充分开发档案信息资源,为领导决策、经济建设和社会事业发展、建设和谐社会提供及时全面周到的档案信息服务等。当然,档案部门的事前、事中、事后服务并不是孤立的、独立的,而是密切联系承上启下的。

  档案行政管理部门依法履行档案法律法规赋予的职责,开展档案执法检查、行政执法监督,其目的是促进检查对象遵守档案法规,提高档案意识,提高档案工作水平,确保国家档案资源的齐全完整和安全保管,达到充分开发利用档案信息资源目的,这是一项重要的档案服务工作。可以说档案行政执法检查活动是一项全面的服务活动,在执法检查过程中贯穿着监督检查、业务指导、业务解答等服务内容。通过大力提高执法效果和执法效率,可以达到全面服务,提高服务水平的目的。为此,一是要加大对档案法律法规的宣传贯彻力度,不断提高档案法律法规的社会认知度。通过印发相关宣传材料、举办档案法律、档案知识讲座、国际档案日宣传等形式大力宣传档案法律法规,提高全社会的档案法治意识;二是要严格执法,树立严格执法是尽职、放任违法是失职的思想意识,做到早发现、早整改,尽量减少违法行为所造成的损失;三是要规范执法程序,建立健全档案行政执法的各项规章制度,保障执法的公平公正,提高执法效率。

  二、掌握利用需求,丰富档案资源,满足社会各界不断增长的档案利用需求

  档案的价值要得到最大限度地开发利用,需要有一个平台,而各级国家综合档案馆无疑是最好的平台。同基层综合档案室比起来,国家综合档案馆在社会知名度、档案信息资源的总量、档案资料的安全保管条件、查阅利用的技术手段、全面服务的水平等方面都具有明显的优势。在人们的印象里,要查找档案,首先想到的当然就是档案馆。实际上,档案也只有到了档案馆才能有最大的受众,才能实现档案信息资源的最大利用效率。档案馆要提高利用服务水平,就要改变档案资源以往的收集方式,不能坐等送档上门,要主动出击,采取多样措施,加大档案、资料的接收征集力度,尽最大可能丰富馆藏资源,以满足社会各界不断增长的档案利用需求。一是可以定期向社会各界发放档案利用需求征求意见表,全面了解辖区内人民群众在一定时期内对档案信息资源的利用需求倾向,并按照征求到的需求意见做好相关的档案接收、征集、专题目录编制、专题数据库建立、档案资料编研等工作,尽最大可能提供利用线索,方便查找利用,提高查全率、查准率。二是大胆突破档案资料接收征集范围、接收时间规定,对土地房产、婚姻登记、医疗卫生、社会保障、人事管理等事关人民群众切身利益,查找利用率高的民生档案可以提前接收进馆,实现档案资源的社会共享。三是扩大档案接收范围,接收多载体档案,特别是多征集、接收照片、视频等直观、生动的档案材料和名人档案、名企档案等,增加馆藏资源的多样性和增强馆藏资源的可用性。

  三、加大研究发掘,充分发挥档案价值,提供专题性档案服务

  馆藏档案资源就好比埋藏的金矿,不进行发掘,就无法发现其深藏的价值。档案价值至少由六个方面构成,一是历史记录价值,如记录了重大历史事件经过或社会活动情况;二是科学考查价值,如气象档案,工程设计、施工图纸、科研档案等,对后人研究气候变化、工程的后期维修、改造等具有重要的参考价值;三是历史证明价值,如人事档案可以证明一个人的经历,房地产档案可以证明房地产的权属等;四是现实使用价值,也就是档案是否还有利用的可能性,如设备档案是随着设备的添置而产生的,如该设备已报废则其档案也就随着主体的消失而失去利用价值;五是宣传教育价值,即教育今人,启迪后人,爱国爱乡的文稿、事件、人物档案、事迹材料、照片等虽然可能已没有了历史考查价值,但其教育价值还是存在的;六是文物价值,有的档案既是档案也是文物,如圣旨、印鉴、名人书画、手迹等。档案的价值只有通过向社会提供利用服务,特别是经加工的、系统的利用服务,才能得到充分体现。因此,必须深入挖掘、研究档案资源,充分发挥其价值为经济社会发展、为民生服务。如通过编辑馆藏指南、专题档案介绍、专题目录等让社会各界了解馆藏资源,方便查找利用;通过对档案资源的系统分析、研究,编辑专题性介绍材料,举办专题展览等,为政府、为社会、为民众提供专题性档案利用服务。

  四、加快数字化进程,改进服务手段,提高共享服务水平

  为利用者提供方便、准确、快捷、周到的利用服务,是高水平服务的具体体现。而要做到这些,就必须采用现代技术手段,对馆藏档案进行数字化加工,以现代的服务手段取代原有的手工服务。档案数字化,可全面改善档案管理工作,冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的档案信息资源共享服务。当今,人们的信息需求越来越大,效益意识越来越强,如领导做出重大决策需要迅速、准确、翔实的档案资料作参考,各职能部门工作查考也要求快速及时,各方投资者需要全面、快速了解当地的整体情况,社会公众需要快捷、准确的查找到所需档案,这些迫切需要实现档案信息资源共享。档案馆是最全、最新、最直接、最方便的档案信息资源提供、利用场所,特别是成为政府公开信息查阅点之后,社会各界人士查阅档案、政府公开信息更为方便,这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用部门,必须尽快改变传统的手工管理、检索和利用服务方式,加快档案数字化建设步伐,尽快建立档案目录数据库和档案原文数据库,以现代化、多功能的服务措施,使馆藏档案信息能及时、方便地提供给各方需求者,提高档案共享服务水平。

  服务无死角、追求无止境,群众满意就是对我们工作的最好肯定,档案部门只要紧紧围绕法律监督、资源建设、利用服务和数字化建设,抓好监督、管理和创新,就一定能提高档案服务工作水平,开创档案工作新局面。

  
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