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加强建设,打造多功能档案馆
     发表日期:2015-03-12   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

  上杭县档案局(馆)  江梓洪

  传统意义上的档案馆实际上就是保管和提供利用档案的场所,而随着社会经济和社会事业的快速发展,档案的外延正在逐步扩展,档案馆的功能也逐步得到拓展。在越来越多的领域体现出档案的价值和作用。如近年来新设立的政府信息公开查阅中心、爱国主义教育基地等等都是档案馆功能拓展的很好体现。但档案馆要实现自身功能拓展,充分体现其独特的社会价值、历史价值,就必须以丰富的馆藏作为支撑。只有实现了对本地区各种档案资源的充分接收,积累了丰富的档案信息资源,才有可能满足社会各界对本地区社会、文化、历史、风俗、政府公开信息等档案信息资源的利用需求。

  一、加强馆舍建设,为多功能档案馆打造基础

  国家档案馆作为集中保管本地区档案信息的场所,是当地的档案信息资源汇集中心,一是要有足够的库房来接收当前及今后一定期限内本地区档案形成单位所形成的各类档案资料,其预留的空间最起码能管30-50年。而且要预见到档案的增长趋势,因为随着社会经济的发展,所形成的档案的数量也是不断增长的。二是加强对外服务用房建设。档案馆的对外用房是档案馆的窗口,关系到档案馆的形象和社会各界利用档案信息的方便与否,档案馆的利用场所建设要能满足社会各界不断增长的档案信息利用需求,包括利用效率、利用信息量的增长、利用人数的增长、利用档案信息种类的增长等要求。如要实现利用效率的提高就必须通过对馆藏档案的数字化,利用计算机检索等手段提高档案的查全率、查准率。要不断完善查阅利用场所的软硬件设施建设,既要为利用者提供温馨的利用环境,又能较好地保证档案的安全。三是加强业务和技术用房建设。档案馆的技术和业务用房包括消毒室、中控室、档案抢救修复室等,是档案馆档案安全控制、珍贵档案资料保护修复、新进馆档案安全检查的重要场所,而目前有的档案馆特别是县一级由于条件所限没有业务和技术用房,造成档案消毒就在库房里进行,或者这些设施非常简陋,破损档案的修复没有场所只好送到省、市档案馆进行修复,既不方便又不安全。档案馆技术和业务用房要与馆藏规模相匹配,配备的设施设备要适度超前。能满足未来档案品种的增加、档案数量的增加、档案介质的多样化等档案事业发展的要求。

  二、加强资源建设,打造档案保管中心

  我国的档案管理体制实行统一领导、分级管理的原则,原则上各地的档案资源由当地档案馆负责接收,并且制定了档案进馆的接收计划。但在实际工作中,档案馆的档案接收工作很少能完全按接收计划执行到位。普遍存在档案接收的滞后现象,档案接收滞后将会给档案馆带来诸多影响:一是削弱了档案馆的信息集聚功能,档案馆按期接收到期档案档案是为了让全社会的档案资源集中统一管理,在最大限度地保证档案实体和信息安全的前提下实现档案信息资源的社会共享;二是该进馆档案没接收进馆,档案馆似有失职之嫌,只有实现了对到期档案的应收尽收才能让社会各界在档案馆查找到这些信息,否则查阅利用者要到这些档案的形成单位去利用,将给他们带来诸多不便,而如果档案馆不按期接收档案甚至长期不接收档案,其保管和接待利用的工作量以及档案的数字化等工作量都将相应减少,档案馆的作用将大大削弱。三是档案馆的某些功能将大大削弱甚至无法实现。如爱国主义教育基地建设、政府公开信息查阅利用中心建设都将成为无源之水、无米之炊,或者其功能将大打折扣。

  档案馆要实现自身的价值,必须通过强化档案信息的强势占有,即强化接收,实现对本地区档案信息资源的全面接收。只有最大限度地接收、征集本地区的各种档案信息资源、包括地理的、自然的、人文的、科技的等等,不但要有政府部门体制内的,还要尽量多地收集民间等体制外的档案信息。只有拥有了丰富的档案信息资源才有可能在社会需要的时候及时提供,从而体现档案馆的价值,因为机会总是留给有准备的人。而目前我国地方档案馆普遍存在档案资源过于分散管理的现象,如有的地方一个县分别设有国家综合档案馆和城建档案馆、土地档案馆等专业档案馆,造成档案资源分散管理,既不方便查阅利用又增加了档案管理人员和管理成本,如果能将这些档案资源统一整合到国家综合档案馆,实现国家综合档案馆对本地区档案信息资源的全覆盖,不但极大地方便了社会各界的查找利用,而且可以避免档案馆的重复建设,充分整合档案信息资源、人才资源。

  三、加强开发利用,打造档案信息资源利用中心

  二○○六年三月一日,在全国档案馆拓展社会服务功能座谈会上,国家档案局长毛福民指出要把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地,建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。随着档案馆整体功能的不断完善,档案馆的服务功能也在不断加强。从我国改革开放初期档案馆由封闭、半封闭向开放的初步转型,到目前将档案馆功能定位于"四位一体",我国档案馆的服务功能建设取得了长足的进展。档案馆的服务对象从主要为各级领导和党政机关扩展到社会各界和广大人民群众,服务方式、服务内容也发生了很大变化,服务工作取得了显著成效,档案工作在全面建设小康社会进程中的独特作用得到了较好的发挥。但是,目前,我国绝大多数综合档案馆基本上都是计划经济条件下形成的档案工作体制,有三大突出特征,一是档案资源分散,二是自我封闭,三是服务功能单一。

  档案接待利用窗口是档案信息为社会各界服务的桥梁,是档案馆对外形象的具体体现。随着档案馆建设观念的转变、基础设施的不断完善,档案馆的社会服务功能也要不断加强。档案馆接待服务对象从主要为各级领导和党政机关扩展到社会各界和广大人民群众,宽敞明亮的接待中心为越来越多的普通百姓走进档案馆查阅档案提供了良好条件,档案馆应把贴近群众作为拓展社会服务功能、构建和谐社会的重要突破口,以全新的服务理念全面打造档案馆的新形象,有效拉近档案馆与人民群众的距离。要加强和规范窗口建设,合理配置档案接待利用人员,提升服务意识和服务质量,利用接待人员要熟悉馆藏档案的构成、特点、存放位置等基本情况,耐心细致地解答查档案人员的各种问题,保障档案的查全率、查准率。要打破档案馆的神秘观念,树立为民管档、便民查档的服务观。档案馆要充分发挥馆藏档案的作用,不但要建立向开放式档案馆的理念而且要积极向社会宣传档案馆的功能、作用、馆藏构成,利用档案的途径、方法,要让社会各界解档案馆、认识档案馆,充分认识到档案馆的档案信息资源是全社会的共同财富,是可以为社会组织和全体公民维护自身权益发挥积极作用的,从而在遇到诸如工龄认定、土地、房产纠纷等问题时能立即想到到档案馆查阅档案。特别是近年来新设立的政府公开信息查阅中心,由于宣传力度不够,特别是农村群众许多都不知道档案馆有这个功能。所以档案馆不但要拓展功能,更要在如何充分发挥现有功能上下功夫,使现有的各项功能得到充分利用,真正实现资政、惠民的目标。

  总之,档案馆的功能并不是一成不变的,将随着时代的进步、社会的要求、馆藏的变化不断改进和拓展,档案馆要立足做好档案馆基本职能的前提下,开拓创新、锐意进取、积极作为、主动作为,把档案馆建设成为档案信息资源保管利用中心,爱国主义教育基地、政府信息公开利用中心和当地特色资料的收集中心。

  
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