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推进县级档案馆数字声像档案建设 充分发挥数字声像档案作用
     发表日期:2015-03-12   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

  上杭县档案局(馆)  蓝德红

  数字声像档案是指国家机构、社会组织及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的图像、音频、视频文件,并辅以相应著录信息的历史记录。数字声像档案是把工作生产中形成的声音、文字、图形、动画、影像、视频等多种综合档案信息,通过计算机进行数字化加工、处理、编辑的综合档案信息。随着计算机技术的日益普及和多媒体技术的广泛应用,数字声像档案作为档案的一个重要组成部分,加强对其管理越来越显得重要。近年来县级档案馆加强对照片、视频档案信息的采集、保管与利用实践证明,当前闽西地区党委、政府重大活动和社会突发事件中产生的数字声像档案资源有着独到的档案价值。

  一、推进县级档案馆数字声像档案管理的意义

  数字声像档案的出现,对县级档案馆现代档案工作提出了新的要求。当前,我国社会已置身于数字时代,每年产生的信息量中的绝大部分均呈图像、声音和数据等多媒体形态。各级党委和政府的重大活动内容的记录形式也越来越丰富,从简单的文字信息和数据,转到语音、图像,并以视频、音频组成的数字声像档案,这样对县级档案馆在接收保管利用数字声像档案的要求也越来越高。县级档案馆应对这些新形载体的档案引起足够重视:一是要对现有记载各种重大活动介质的档案进行收集,及时进行数字化,保证档案的真实性和多样性;二是做好各种重大活动数字化档案的充分利用,更好地为党委、政府的中心工作服务,为人民群众服务,保证这些档案利用的及时性和有效性。三是推进数字声像档案建设,对建设闽西闽西市县数字档案馆是巨大的推动。将党委和政府的重大活动得到了真实的再现,这些档案将成为公众的使用的重要参考资料,同时通过数字声像档案服务,将大大提高档案部门的社会地位。

  二、县级档案馆数字声像档案管理的现状和存在的问题

  目前,县级档案馆都在一定程度上开展了对数字声像档案管理、利用工作,并取得了一定的成效。一般档案馆的领导对数字声像档案都极为重视,安排工作人员负责数字声像档案的接收和利用,并配置了相应的设施设备,如计算机、数码设备、扫描仪等,多渠道积极收集数字声像档案。但是县级档案馆在数字声像档案收集、保管和利用过程中还存在不少问题。

  (一)数字声像档案相关的管理制度不健全。

  由于数字声像档案信息具有易改性和与载体的可分离性,容易在计算机中进行增删、修改或改变储存空间等操作,且很难留下痕迹,特别是对一些照片文字信息与载体分离后,如果原来照片没有备份,就很难辨其真伪。因此,对数字声像档案的管理必须要有一套完整的制度来加以规范,进行监督。目前各地在这方面的管理制度还不很完善,使得数字声像档案管理利用存在难度。

  当前与数字声像档案相关的管理制度不健全,县级档案馆向部分单位征集数字声像档案相对存在难度。数字声像档案形成的部门比较多而且相对分散,声像档案信息量大,生成数字声像档案的单位和企业专职档案员匮乏,大部分工作是由兼职档案员协助完成,工作中存在缺少制度规范和激励机制,致使县级档案馆馆藏数字声像档案资源单薄,直接影响后期工作。

  (二)档案部门对数字声像档案宣传和认识不到位。

  县级档案部门对数字声像档案监督和宣传投入不足,有些单位和部门对数字声像档案重视程度不够,工作中形成的数码摄影、摄像等档案资料的收集不够重视,只是把这些数码摄影、摄像资料作为宣传的工具,个人的爱好,往往在使用后由于内存有限,对数码照片、影像资料不管有无价值,随意将其删除或作为私有资料保存起来,造成大量数字声像资料的流失,不利于对其收集和归档。

  (三)数字声像档案管理硬件配备不齐全。

  县级档案馆数字声像档案从制作、处理、归档和数据库的建立和利用,都要依靠计算机硬件、操作系统和应用软件。数字声像档案的管理活动都必须借助于计算机及相关设备才能实现,离开了这些现代化设备,管理活动便无从谈起。但目前县级档案馆对数字声像档案全部数字化和档案管理缺少必要的资金投人,部分设备老化陈旧、配备不全,这造成数字声像资料的归档、存储处于尴尬的境地。

  4.数字声像档案管理人员专业素质有待提高。

  县级档案馆数字声像档案管理缺乏专业人才,传统的档案管理教育涉及数字声像档案管理专业知识少之又少,擅长纸质档案的管理的人员对电子化技术的熟练需要一定的时间,短期集中培训并不能从根本上解决问题。面对闽西数字声像档案管理的新要求,档案工作人员有的对数字声像档案管理缺乏必要的了解,工作中感到束手无策;有的对计算机、刻录机及相关应用软件掌握不够熟悉,总认为操作比较复杂;甚至有的干脆不管不问,造成数字声像档案的大量流失。档案人员对于纸质档案的收集重视程度要远比数字声像档案的重视程度高,对于数字声像档案从基础的鉴定收集、分类归档到存放管理、提供利用,档案员的认识水平还有待提高。

  三、推进县级档案馆数字声像档案建设对策与措施

  针对以上问题,笔者认为可以从以下方面加强县级档案馆数字声像档案建设,以提升档案服务能力。

  (一)完善数字声像档案管理制度。

  各地应根据实际,制定数字声像档案管理制度,明确将数码照片、音频、视频等纳入各单位归档范围,并将此项工作列人到各单位和部门的工作职责中,以完善制度来保证这一新的载体形式的档案得到妥善管理。一是明确专人负责数字声像档案材料的收集、鉴定和归档;二是明确数字声像档案资料的归档、鉴定和验收的检测标准,包括记录格式编号说明等内容;三是明确数字声像档案存储的基本要求,一般要将鉴定过的图像、音频、视频等材料拷贝到耐久性的载体,一式二份,一份封存保管,一份供查阅利用;四是明确光盘的标识内容,包括载体编号、题名、保管期限等;五是明确数字声像档案的利用,对提供利用作出规定。

  (二)加强数字声像档案宣传和协调。

  推进数字声像档案建设,离不开各单位的支持和协作。因此, 县级档案馆在数字声像资料的收集过程中,既要认真做好档案管理法律法规的宣传,使广大工作人员真正认识到数字声像档案对社会的重要意义,以及各自应尽的责任和义务,又要理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系,明确职责,加强指导,形成数字声像档案的收集、归档、利用等有序工作格局。利用数字化的图片和多媒体资料建设闽西市县档案馆网站,借助单位和部门局域网或广域网进行完善展示宣传,扩大数字声像档案档案宣传范围,增加人民群众对声像档案的了解,从而提高利用率。

  (三)加大资金和设备投入。

  计算机、扫描仪等现代管理设备和管理系统软件等,是做好县级档案馆数字声像档案工作基础,是最起码的条件。因此,要争取各级领导的重视和支持,加大资金投入,配备应有的计算机、数码相机、数码摄像机、刻录机等软硬件设备,以及数字声像档案管理系统软件等软件设备,尽最大努力夯实数字声像档案建设的工作基础。

  (四)充分发挥数字声像档案管理软件作用。

  县级档案馆要利用数字声像档案管理软件,提高声像档案检索速度。数字声像档案数大、题材丰富、类别众多,要充分发挥档案管理软件的功能与优势,对数字声像档案进行规范管理和全文管理,并利用声像档案管理系统检索功能,快速准确查找所需信息,提高数字声像档案利用率,方便利用者。衡量数字声像档案的管理质量,不仅仅要看数字声像档案的保管环境、保管手段,更要看数字声像档案开发利用程度,所以必须充分发挥数字声像档案管理软件作用,对数字声像档案进行规范管理、快捷利用。

  (五)着力提升数字声像档案管理人员素质。

  加强数字声像档案管理,保证数字声像档案安全,利用现代手段发掘数字声像档案内在价值等,都需要高素质档案管理人员去完成。数字声像档案管理者要明确自身责任,加强专业学习,提高数字声像档案管理水平,严格执行档案人员上岗证制度和计算机应用达标制度,凡不符合要求的,要限期培训达标,保证数字声像档案管理队伍的精干高效。

  总之,推进县级档案馆数字声像档案建设的最终目的是为社会服务。县级档案馆应紧紧抓住当前省、市实施“数字福建”“数字龙岩”的大好时机,完善数字声像档案管理制度,培养数字声像档案管理人才,探索数字声像档案管理途径,加快数字声像档案现代化步伐,有效提高县级档案馆数字声像档案管理工作效率和质量,更好地服务于经济社会发展。

  参考文献:

  1.李君: 普通高校声像档案管理的探讨 ; 产业与科技论坛; 2008:( 7)

  2.邓漓虹: 浅谈高校数字声像档案管理工作; 世纪桥 ; 2008:(5)

  3.高云燕: 高校声像档案收集难的原因及对策; 管理工作研究; 2007: ( 5)

  4.杨嘉林:光盘档案的制作和保护[J];兰台世界;2006年13期

  5.李莉虹:档案信息通过计算机辅助管理的尝试[J];山西建筑;2010年05期

  6.王东强:谈对现代档案管理发展趋势的分析[J];China's Foreign Trade;2010年14期

  7.赵忠云:浅谈运用计算机开发利用学校档案信息资源[J];卫生职业教育;2003年05期

  
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