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新时期县级综合档案馆功能建设的几点思考
     发表日期:2015-03-12   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

  上杭县档案局(馆)  陈道红

  县级综合档案馆是开展县域档案工作的基本阵地,其功能作何设置,作用如何发挥,决定整个县域档案事业是否能实现健康发展、加快发展。当前,福建各地县级综合档案馆新馆建设呈现加快推进的势头,结合各自的实际,科学合理地规划和建设新馆功能,具有非常积极的现实意义。

  一、县级综合档案馆功能的定位剖析

  档案馆的功能设置直接决定这其将来作用的发挥,也关系到档案馆本身和整体档案工作在区域内经济、政治、社会、文化发展中的地位,因此,其定位问题极其重要。县级国家综合档案馆功能,应按照 “五位一体”公共型档案馆的要求,结合自身条件和现实需要,作如下定位:

  (一)档案资料收集和管护基地

  收集和管护档案,是县级综合档案馆最基本的功能。收集是县级国家综合档案馆集中管理本区域档案资源的基础和前提,首先应有完善的收集办法。收集的范围要科学合理地界定,凡是本行政区域内具有长久保存和利用价值的各种门类、各种载体和形式的档案及有关资料,都应依法和最大限度地纳入收集范围;其次应建立系统的、科学的收集规划,凡是整理规范、符合进馆条件的档案,都要有计划有步骤地收集。档案收集进馆后,管护是县级国家综合档案馆保管利用中心功能的具体体现,首先应有足够的库存空间,其次应有满足档案管护要求的设备设施,另外还应建立科学严谨的管护办法,以确保档案实体安全和信息安全。

  (二)档案信息编辑发布和提供利用中心

  档案信息具有不可替代的凭证作用和参考作用,在经济和社会生活中扮演着极其重要的角色。在档案作用越来越被社会认识和重视的今天,档案信息的编辑发布和提供利用工作也越发重要、也越发需要深化。作为行政区域内集中保管档案的场馆,理应责无旁贷扛起档案信息编辑发布和提供利用中心的功能,集中提供可靠的真实的档案信息,以更好地提高档案利用效率,发挥档案独特作用。

  (三)档案监督管理扁平控制总部

  县级档案机构还肩负着监督立档单位档案工作的职责,鉴于人少事多的现实,很有必要引进扁平化的管控方式,赋予县级综合档案馆档案监管扁平控制总部的功能。所谓“扁平化管理”,是相对于传统的等级结构管理模式而言的,旨在构筑新模式、组建新机构、再造新流程,变矩阵式管理为扁平化管理,突破次序、等级结构的界线;突破部门和职能职责的界线,变分散管理为集成管理,对机构进行重新整合,从而实现减少管理层次、拓宽管理幅度、提高工作效率的目的。

  (四)档案文化展示宣扬平台。

  加强档案文化建设,以档案文化建设突破和创新档案工作,实现国家综合档案馆工作由被动服务到主动作为的角色转换,从而提升档案工作品味层次和形象,是全国各级档案部门的普遍共识。县级综合档案馆的功能在新时期应主动适应,成为公共文化场所。具体的就是要在馆舍设计时更加注重开放性与文化功能,在开放查阅档案的同时,可以通过诸如学术报告、文化展览、教育活动等形式,开展爱国爱乡教育,以此扩展档案馆的公共文化服务领域,淡化档案查阅的单一功能,以更贴近百姓生活,满足社会文化需求。

  (五)档案业务交流提高会所

  档案工作人员是因从事档案工作而归类的一群特殊群体。长期以来,由于受条件制约,缺乏温馨舒适的环境,有些地方档案工作条件甚至还相当恶劣,档案工作人员的工作性质被社会忽视、误解,作用的发挥也为领导和社会所未认识和认可,导致档案工作人员归属感低,自豪感弱、成就感少,在一定程度上影响了个体的工作积极性,群体之间的向心力、凝聚力,和整体队伍的战斗力。因此,在定位县级档案馆新馆功能时,有必要把档案业务交流提高会所的功能突显出来,把档案馆打造成本行政区域内“档案工作人员之家”,为全体档案工作者提供一个温馨舒适的环境,提供一个业务交流、提高的平台,以稳定档案工作队伍,吸引优秀人才,更好地开展档案工作。

  二、当前影响上述功能建设的主要困难和制约因素

  (一)档案收集管护面临外有压力和内有制约的形势。

  外部方面, 首先是档案资料的庞大化。一是档案信息数量呈几何式增长:一是党和国家的组织机构调整和改革的步伐加快、频率增加,随之带来了档案数量的巨大丰富和增加。二是各类社会团体如雨后春笋,蓬勃发展,她们活动所形成的档案,也是宝贵的国家和社会财富,需要加以收集。三是经济加快发展中,项目实施、活动举办等形成的档案材料,以及涉及民生、社会改革形成的档案,等等,愈显重要。如何收集和整理好庞大的档案信息资源是当前所有档案机构面临的严峻课题。再者,档案载体不断丰富和拓展。在档案信息数量增加的同时,档案的形式和载体前所未有地丰富,最突出表现为:实物档案多样化,电子档案全面化。这些新出现的载体,对档案的保护和管理提出了新的挑战。第三,档案收集的竞争化。一是与图书馆、博物馆、纪念馆等传统对手的竞争日趋激烈。他们利用资金、品牌、专业、人力资源相对较强等方面的优势,加大征集珍贵档案资源力度。二是经济富裕后,民间各类收集兴趣爱好者加入了竞争行列,并且其实力有日益壮大的趋势。

  内部方面,首先是档案馆基础建设滞后。横观我们福建省,符合国家档案建设规范和档案保管要求的县级综合馆寥寥无几,普遍存在库房紧张、办公狭窄等影响档案正常收集、有效保管的问题。就上杭县档案馆来说,存在现有库房严重不足且不符合档案保管要求、办公空间远远无法满足正常业务要求的问题,致使档案接收滞后达20年,档案的修复和展览等根本无法开展。其次是档案接收种类单一。县级综合档案馆收集的以机关单位所形成的文书档案居多,真正利用价值较高的专业档案、涉民档案以及实物、音像等其他形式和载体的档案数量极少,县级国家综合档案馆往往成为机关单位文书档案的保存室,没有真正起到集中保管本区域各类档案资源,为当地经济社会发展发挥档案最大价值的作用。

  (二)档案监管利用存在关系不顺和方法陈旧的瓶颈

  监督方面。一是存在档案执法环境不利的问题。应该说,在当前和以后相当一段时期内,全社会存在对档案重要性重新认识,对档案价值重新发现的过程。在这个过程中,对档案和档案工作的态度,最普遍的表现为:一是领导层的说起来重要,做起来次要;二是社会层的事不关已,高高挂起。这些看法和认识,将严重影响档案工作监管。二是档案机构的边缘化问题。县级档案机构为党群系列参公管理事业单位,兼带政府的档案管理行政职能,执法的对象多为同级党群政府部门,想执法奈何腰不硬,效果可想而知。

  利用方面。由于基础工作的拖欠,县级档案馆的档案资料基本处于原始状态,没有很好的分类整理归纳,只有书面的简单的案卷目录、全引目录,馆藏指南、全宗介绍、专题目录等编制不全或未编制。档案信息化也处于初级阶段,且进展缓慢,无法适应现代需求。提供利用上只是被动式的“等客上门”,缺乏针对性、广泛性和有效性。馆藏价值还远未开发出来。

  (三)档案馆功能拓展面临人员短缺的窘境。

  县级国家综合档案馆绝大多数存在人员短缺窘境。一是人员编制少。从龙岩市的情况看,7个县(市、区)中,5个县(市)只核定10个编制,加上当地党委、政府的中心工作抽调,真正在岗在位发挥作用的基本只有5至7人。二是专业人员少。如龙岩市7个县(市、区)综合档案馆目前仅拥有档案专业毕业人员6人,而计算机毕业人员更少。三是现有人员不安心。不愿呆档案馆,工作主动性和积极性不足,不愿自觉深入学习、钻研档案业务等现象,在很大一部分工作人员中存在。

  (四)档案生存空间遇到做事缺资的挤压。

  经费投入的严重不足,是档案基础建设和档案基础工作长期滞后的直接原因。近几年的档案信息化工作开展情况看,也都受投入不足,工作无法深入、有序地开展,处于停停打打的窘境。而数字化档案馆建设更是只停留在初始阶段,绝大部分县级综合档案馆无财力建设数字档案馆,致使档案馆工作无法搭上信息化的快车,效率没法提高。

  三、解决问题的主要措施和办法

  (一)从创造条件和主动拓展上入手,排除档案收集管护受到的压力

  首先,要夯实档案基础建设。一是加快县级国家综合档案馆新馆项目建设进程。要按照国家《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》要求,高起点规划,高标准建设,一举达到馆舍宽敞、库房充足、功能完备条件,为应收尽收档案资料作好准备。二是要确保设施设备的现代化。在保护抢救方面,要配置档案库房防盗监控、消防自动灭火等报警、自动设置,配置档案保存环境温湿度有效调节、运转协调的控制设备,建立专门抢救室用于档案破损修复、有害生物杀灭,还要设立特藏室用于保存特别珍贵的档案。

  其次,要尽力构建富有特色的档案资源。档案资源没有特色,就没有生命力,其价值就不能很好地升华。国家机关、政党、社会组织所形成的各类档案依然是档案资源体系的主体,但具体关注的重点要逐步转到如下几个方面:一是重视新型载体档案的收集。二是将在建设有中国特色社会主义的特定历史条件下,各种所有制成分的机构、组织、团体及其个人的其所从事的各类社会活动中,形成的数量庞大、形态各异、价值不同的档案,纳入档案资源建设体系。三是对重大事件、重大活动、重点工程建设项目中的档案、照片、录音、录像和实物进行全程收集,另外还应收集有地方特色的名人、名产、名胜和各种文化遗产档案及革命历史档案,真正形成独特的地方特色档案资源。四是要用全新的眼光发现档案资源点,收集与民众生活密切相关的档案,例如国有企业破产改制、住房制度改革、社会医疗保障、资信档案等来解决档案馆资源贫乏、内容单调、利用率低等问题,以此增强档案馆的现实性、社会性、文化性,打开档案馆对外的影响力和辐射力,更好地为本地区的经济社会发展服务。五是进行档案资源的有效整合。县级要建立以档案馆为主体,各主管部门配合的档案资源建设监管体制,变专业档案的多头管理、分散保管为综合档案馆的集中统一保管,最大限度地优化配置档案资源。

  第三,要依法规范档案收集管护工作。根据国家规定,结合县馆实际,建立健全系统的全面的操作性强的各项馆内规章制度,使档案收集、保管、开放、利用、鉴定、数字化等都做到有规可依、依规执行。当前要特别做好贯彻国家档案局第9号令,依法重新核定县级综合档案馆的收集范围,逐步构建结构科学、信息丰富、载体多样、特色显著的馆藏档案资源体系,为建立公共型综合性档案馆,发挥馆藏档案在本行政区域内经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和生态文明建设中的特殊作用,创造档案资源条件。

  (二)从丰富手段和创新方法上着墨,畅通档案监管利用存在的瓶颈

  首先,要对现有的手段和方法进行巩固、提高和深化。档案监督方面,要积极开展档案执法检查、工作专项检查,使其规范化、常态化。同时要创新思维,建立档案管理常效机制,如福建省古田县建立的一把手调动实行档案交接的制度,就是一个很值得推广的做法。在档案利用方面,要把馆藏指南、全宗介绍、案卷目录、全引目录、专题目录等传统档案检索工具的定期更新作为档案馆工作的一项重要内容,列入目标考核,确保传统查询工具能准确有效查找档案,提高档案利用效率。

  其次,以档案管理违法违纪行为处分规定出台的契机,使档案监督由以前的柔性监督转为现在的刚性监督,加大监督力度,提高监督效果。

  第三,要充分利用信息化推动和促进档案监督利用工作。当前,就是要大力推动建立数字化档案馆,依托数字化档案馆的平台,一是建立档案监管扁平化控制的平台。依托现代化的县级综合档案馆,做到信息互动的扁平化,实现档案馆与立档单位之间档案管理信息的共享;组织机构的扁平化,在档案业务上,绕开立档单位的领导层,直接指导和监督立档单位档案人员开展相关业务工作;业务流程的扁平化,立档单位与档案馆之间的业务实现文件形成、立档整理、移送接收的在线一条龙无缝对接。使县级档案工作人员呆在档案馆内就可与立档单位档案人员的实时交流和业务指导,实现区域内档案工作的动态监督。二是建立虚拟档案馆,对档案目录和档案原文均实行数字化录入,建立档案目录电脑查询和更深入的档案原文关键字查询,减少档案调卷,节约查询时间,提高利用效率。还可通过数字档案系统,轻松实现专题目录形成、档案编辑出版的一键完成,大力提高档案工作效率,并缓解县级国家综合档案馆人少事多的压力。

  (三)从增加人员和强化培养上切入,解决档案馆发展面临的窘境

  首先,切实按照新时期县级国家档案馆功能建设的需要,不断充实各岗位工作人员。鉴于县级档案馆工作人员列入参公管理、增编核定困难较大的现实,一是通过变通手法增加编制人员,如龙岩市某县档案馆设置档案咨询中心,由县编委核定事业编制(非参公)3名,较好地缓解人员短缺问题;二是临时聘用亟需的工作人员,如安保人员、保洁人员等;三是通过服务外包的形式,完成一些阶段性的工作任务,如档案数据化工作、数字档案馆建设等等。

  其次,善于进行内部挖掘,最大限度地发挥现有编制内工作人员的作用。一是通过学习培训、自我提高等形式,激励现有人员不断更新知识、挖掘潜力、提高能力,实现一人多用、精干高效,实现档案馆队伍的专业化、精干化、高效化。二是建立人员内部轮岗和AB岗制度,促使现有人员自觉提高综合素质,增强其责任心使命感,主动适应档案馆各岗位工作要求,以缓解人员紧缺的问题。三是善于从内部培养、选拔、输送人才,鼓励干部走出去,开阔眼界,积蓄能力,在其他岗位上更好服务于档案事业,为档案事业加快发展营造良好的人脉基础。

  第三,根本也是亟需的,就是积极推动有权机关从立法层面确定档案馆人员配备比例,增强相关条款内容的操作性和执行性,使地方编制管理单位切实按需确定档案馆人员编制,保证档案馆有人可用。

  (四)从优化环境和保障投入上努力,释放档案馆生存空间遇到的挤压

  首先,要加强档案部门上下与横向的沟通与联系,形成系统内合力。一是加强档案部门内部上下联系。上级档案部门要树立档案工作一盘棋的观念,每年精确选择若干项符合实际、操作性强、切实可行的工作,上下一起努力,形成合力,造出影响。二是兄弟档案部门之间要加强交流合作,相互学习、相互借鉴、相互提高,共同在档案战线上做出成绩。通过上下与横向的共同努力,实现档案工作有为有位的目标,以加强和提高全社会对档案工作的印象和档案作用的认识。

  其次,要走出档案馆大门做好档案工作,营造良好的外部环境。应勤向领导汇报工作,寻求领导的支持,以解决档案工作的各种实际困难。同时还应加强与政府部门及其领导的沟通,多参与政府部门倡导的各种活动,加强指导与联系,提高部门的档案意识。另外,必须解放思想,走出去,请进来,善于和敢于采取和运用先进的管理理念和信息化成果来经营、管理档案馆,把档案管理推上新台阶,跟上时代步伐。

  第三,从立法层面解决档案馆投入问题,保障档案经费依法到位。档案馆事业是一项国家事业,各级政府依法保障档案事业投入是其义务。通过档案法律法规修改,强化档案事业投入方面的内容,并进行细化,规定相应的投入比例,增强可操作性,避免档案馆投入在财政预算编制的无依性和现实操作中的随意性局面,保障档案馆的必要经费投入,保证档案事业的健康快速发展。

  
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