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规范乡镇民生档案 丰富县级馆藏资源 ——以上杭县乡镇民生档案规范化建设为例
     发表日期:2015-03-26   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

    上杭县档案局 赵健

  乡镇民生档案主要包括社会保障、医疗卫生、计划生育、民政救济、城镇建设、国土资源、农业林业、环境保护、公共安全等乡镇民生领域形成的档案材料,是国家档案资源体系的重要组成部分,是人民群众最关心、最现实利益问题在档案中的集中体现。抓好乡镇民生档案建设,是全面改善乡镇民生、促进社会和谐的一项重要基础工作,对保障群众基本生活、维护群众合法权益、促进基本公共服务具有重要作用,同时也是丰富县级馆藏资源的一个重要途径。近年来,上杭县档案部门主动服务乡镇建设,提前介入,主动跟进,在规范乡镇民生档案、丰富馆藏资源方面取得一定成效。现以上杭县规范乡镇民生档案工作为例,分析、提出规范乡镇民生档案工作的一些措施。

  一、乡镇民生档案工作规范化的主要做法

  (一)加强对乡镇民生档案工作的监督指导。

  上杭县档案部门深入贯彻《档案法》、《福建省档案条例》及龙岩市档案局《关于开展全市乡镇、街道档案工作规范化活动的方案》等规范性文件精神,切实加强全县乡镇民生档案工作规范化监督指导。一是深入乡镇、村(居)调研,了解乡镇经济社会发展特点,分析和掌握各类归档文件材料的差异,指导乡镇、村(居)制定出符合本乡镇、村(居)实际的各类民生文件材料归档范围和保管期限表,为乡镇、村(居)民生档案材料的收集、整理提供了直接、可行的操作指南。二是采用集中现场培训指导的方式,即乡镇机关、村(居)档案人员带着各自形成的民生文件材料,集中到乡镇由县档案局业务指导人员进行现场培训指导,针对乡镇民生档案实际,指导解决收集、整理等业务问题,使档案人员的业务技能和工作效能得到较快提高。三是深入乡镇督促检查,督促各乡镇按规范化活动要求及时、规范、有效地开展工作,目前,全县22个乡镇已有18个乡镇机关档案室通过合格创建验收,规范化覆盖率达82%,另外,全县342村(居)也开始推进村(居)民生档案规范化。

  (二)建立乡镇民生档案工作长效机制。

  上机县在规范乡镇民生档案工作过程中,采取各种措施,着力建立乡镇民生档案工作长效管理机制。一是建立乡镇民生档案工作管理网络,基本形成分管领导、档案室人员、民生部门兼职人员、村(居)兼职人员的四级管理网络,并尽可能保持稳定。二是乡镇民生档案人员基本做到持证上岗,各部门、村(居)兼职人员由上杭县档案局进行全面培训。三是建立乡镇民生档案工作管理制度,包括文件材料归档、档案整理、保管、利用、移交等各项管理制度。四是配备乡镇民生档案工作基础设施,乡镇普遍设置专门档案室,部门和村(居)配备档案柜,档案经费支出基本得到保证。

  (三)集中管理重要乡镇民生档案。

  为在更大范围发挥乡镇民生档案作用,上杭县在推行乡镇民生档案规范化进程中,对于经规范整理的乡镇民生档案,特别是与群众关系极为密切的婚姻登记、土地承包、地籍档案等,集中到上杭县档案馆统一管理,集中提供利用。乡镇民生档案的移交进馆,极大地丰富了馆藏档案资源,强化了档案馆服务民生能力。仅2013年1至5月份,上杭县档案馆就为813人次提供乡镇民生档案查找利用服务。

  二、乡镇民生档案工作存在的主要问题

  (一)乡镇民生档案工作础基不够成熟。

  上杭是山区县,相对而言经济社会发展比较滞后,且乡镇间发展不平衡,这是制约上杭县乡镇民生档案工作加快发展、协调发展最根本的不利因素。一方面,经济发展中形成的民生档案材料类别、数量不具规模;另一方面,乡镇农村人文环境较差,村民档案法制意识淡薄,保存的档案材料十分有限。最重要的是主观方面,乡镇和农村干部对乡镇民生档案工作认识比较模糊,直接造成乡镇民生档案收集困难,整体管理水平不高等问题。

  (二)乡镇民生档案工作保障机制十分脆弱。

  一是乡镇民生档案工作长效机制尚不稳固。在当前创建目标实现后,一旦恢复常态化工作状态,极有可能陷于停顿、乃至涣散的不可持续状态。二是档案人员稳定性较差,业务素质总体较低,与乡镇民生档案工作发展的客观需要有较大距离。三是乡镇和村(居)集体经济较薄弱,对乡镇民生档案整理、保管等经费投入难以保障。

  (三)乡镇民生档案工作发展面临严峻考验。

  目前,经济和社会发展正面临前所未有的重大发展机遇,乡镇民生档案资源正处于逐年增长的发展态势。乡镇民生档案工作如何乘势而上、跟进发展,如何为县域档案资源添彩,如何发挥其独特的服务功能,这都是乡镇民生档案工作发展所面临的现实而迫切的问题,是乡镇民生档案工作发展所要重点考虑与解决的问题。

  三、乡镇民生档案工作发展的对策思考

  (一)建立完善乡镇民生档案。

  一是县级档案行政管理部门应充分发挥熟悉档案法律法规和政策标准的作用,统筹规划,为乡镇民生档案规范整理、乡镇和村(居)档案人员培训提供技术服务。二是县级档案行政管理部门应加强乡镇和村(居)民生档案规范化工作,做到统一规范、统一要求,运用已有档案管理软件进行现代化管理,建立计算机数据库。三是县级档案行政管理部门应加强对乡镇和村(居)民生档案利用引导,特别是与农民利益息息相关的土地(山林)承包与流转、农村宅基地、农村养老保险、新型合作医疗、失地农民保障等涉民档案,通过引导利用,发挥乡镇民生档案服务民生、服务社会的作用。

  (二)加强乡镇民生档案监督检查。

  一是县级档案行政管理部门应紧紧围绕全面改善民生这一工作重点,将乡镇民生档案规范化工作列入监督检查范围,督促乡镇和村(居)建立民生档案,加强乡镇民生档案的规范化、制度化建设。二是县级档案行政管理部门应突出重点,着重抓好社会保障、医疗卫生、计划生育、民政救济、城镇建设、国土资源、农业林业、环境保护、公共安全等重点领域民生档案建立,丰富县域档案资源。三是县级档案行政管理部门应采取各种有效措施,如通过实施民生档案登记制度、年检制度、组织开展专项档案执法检查和目标管理认定活动等,督促、检查乡镇民生档案工作,不断提高乡镇民生档案工作整体水平,促进乡镇民生档案工作持续、稳定发展。

  (三)推进乡镇民生档案资源整合。

  一是县级档案行政管理部门应加强调查研究、沟通联系,明确各类乡镇民生档案的归属与流向,确立具有长永保存价值的民生档案必须定期向县级国家综合档案馆移交制度。二是县级档案行政管理部门应积极探索和深化乡镇民生档案管理体制,通过试点建立“大档案”管理方式等,加大乡镇民生档案资源整合力度,推进乡镇民生档案向县级国家综合档案馆集聚。三是县级政府应建立民生需求导向机制,合理优化现行文件报送范围,严格执行政府公开信息报送规定,不断拓展县级国家综合档案馆民生信息来源渠道,丰富民生信息内容。

  (四)规范乡镇民生档案开放利用。

  一是档案馆、乡镇档案室应各尽其责,按照谁主管、谁负责的原则,认真做好乡镇民生档案提供利用工作。二是县级国家综合档案馆应按国家规定,做好馆藏到期乡镇民生档案开放鉴定,及时向社会公众提供可供开放的乡镇民生档案。三是档案馆、乡镇档案室应规范民生档案利用程序,在确实维护公民个人隐私,保证民生档案信息安全的前提下,为民众提供便捷、高效的乡镇民生档案利用服务。

  (五)营造乡镇民生档案工作良好环境。

  一是加强领导。各乡镇党委、政府应明确一名分管领导,进一步理顺档案管理体制,建立健全档案工作制度,配备档案管理人员,解决好档案经费、库房、设备等实际问题,为乡镇民生档案工作营造良好的工作环境。二是加强协作。县级档案行政管理部门和各涉乡镇民生部门应加强沟通协调,各司其责,密切配合,形成各涉乡镇民生部门负责行政推动,档案部门负责档案业务监督指导,乡镇、村(居)负责具体实施的分工责任制,构建县、乡镇、村(居)三级联动,共建乡镇民生档案的和谐氛围。三是加强宣传。通过宣传乡镇民生档案建设历程、成就,尤其是乡镇民生档案案利用实例,贴近实际、贴近群众,对乡镇民生档案展开全方位、宽领域、多角度的宣传,为乡镇民生档案工作营造良好的社会氛围。

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