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全力推进闽西市县档案馆数字化建设 服务一方百姓
     发表日期:2015-03-26   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

    上杭县档案局    赵  健

  我国信息化发展战略的实施和电子政务的推进,为档案事业发展提供了难得的机遇。闽西市县档案馆作为党和国家保管档案的基地,是闽西社会各界利用档案史料的中心,贮存着内容丰富、数量众多具有地方特色的红色和客家档案资源。加快闽西档案数字化建设是闽西档案部门适应时代和社会发展的必然选择,是加速闽西档案管理现代化的客观要求,是提高闽西档案服务水平的必由之路,势在必行。对此,闽西市县档案馆应紧紧抓住当前省、市实施“数字福建”“数字龙岩”的大好时机,通过先进的数字技术、网络技术以及计算机技术进行档案数字化改造、管理和资源整合,建立起规范的、可共享的档案基础数据库体系,实现面向各级机关、面向大众的社会化服务,才能充分发挥闽西档案信息的社会效益和经济效益,更好地为闽西改革开放和经济社会发展服务。

  一、档案数字化的含义和内容

  (一)档案数字化的含义。

  档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享,是档案信息化建设的重要内容。

  (二)档案数字化的主要内容。

  一是档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库,截至2013年闽西各市县档案馆基本建立馆藏文书、民生等档案电子目录数据库,龙岩、新罗、上杭等档案馆档案电子目录都超过百万条;二是档案实体的数字化,如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案原文、影像数据库或多媒体数据库。

  二、推动闽西市县档案馆档案数字化建设的意义

  (一)推动档案数字化建设是闽西市县档案馆维护档案安全的必然要求。

  档案资源是档案信息的来源,也是档案馆工作的基础,维护档案完整,确保档案安全,是闽西市县档案馆工作的重中之重。据统计,截止2012年,闽西市县级综合档案馆馆藏档案总量近50万卷。与此同时,随着闽西地区办公自动化的普及,电子档案大量形成。另外闽西所辖7个区(县、市)都是原中央苏区县,是中央苏区的重要组成部分,在长期的革命斗争中,留下许多珍贵的革命历史档案和资料。可以说,红色档案数量大,种类多,客家地域档案特色鲜明,是闽西档案馆馆藏档案最大的特色和优势,也是闽西档案资源中最大的资源和资本。但是,闽西档案数字化建设的水平相对较低,馆藏档案全文数字化还处在起步阶段。按照国家档案局的要求,推动档案数字化建设工作一是保护档案原件安全,二是便于提供公众利用。保护是前提,利用是目的。从闽西目前的情况来看,数十万卷馆藏档案的数字化工作滞后将直接影响到闽西档案资源体系建设,给档案安全带来隐患,给档案利用带来不便。

  (二)推动档案数字化建设是闽西市县档案馆做好档案服务的客观需要。

  现代档案工作要求,一方面是要充分利用现代科学手段保护档案,另一方面是要充分发挥档案价值,满足社会的需求。档案数字化能改善档案的利用方式。一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享,数字影像文件可以通过计算机网络进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用时间和空间,让更多的人了解档案,利用档案。从总体来看,推动闽西档案数字化建设,有利于发挥档案的多种功能,有利于加快档案利用方式的转变,有利于提升闽西档案部门的服务能力和水平,满足人们对档案信息的全方位多重需求。

  (三)推动档案数字化建设是闽西档案事业适应新的形势,实现跨越式发展的重要措施。

  从2009年中央提出实施中西部地区县级综合档案馆建设项目以来,闽西有6个县级档案馆被列入了“十二五”建设规划,目前闽西县级档案新馆或建成或正在建设。应该说闽西县级档案新馆建好后,将从根本上改善闽西档案馆的保管条件。随着新馆的建成,从硬件上基本解决了闽西市县档案馆发展的问题,但是硬件的改善并不代表闽西档案事业发展软件的根本改变,档案工作流程以及管理理念、服务方式,必须与新馆建设提升同步,而最能发挥档案馆功能的手段就是通过档案数字化建设,实现闽西市县档案计算机检索和网络查询利用的高效服务目标,从而推动闽西档案事业跨越发展。

  三、闽西市县档案馆档案数字化建设的现状

  从近几年闽西档案数字化建设的探索和实践来看,各级档案部门积极性都很高,成效也不小。按照《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》和《文书档案目录数据交换格式与著录细则》要求,目前闽西市县档案馆绝大部分把馆藏档案案卷级目录和文件级目录进行了数字化,这一初步成果的取得,为下一步全文数字化奠定了很好的基础。但是由于经费保障不到位,技术支撑不到位,档案数字化要全面铺开依然是我们面临的现实问题。

  (一)闽西市县档案馆数字化建设规划问题。

  闽西市县档案馆数字化建设是社会信息化对档案工作提出的新要求,是政府信息化建设的重要组成部分。闽西市县档案部门首先应该将档案馆数字化建设工作纳入各地政府信息化建设总体规划,获得政府政策、资金等方面的支持,使之成为政府信息系统的一个重要组成部分。由于闽西市县档案馆在馆藏数量、质量、设备、人员配备等方面情况不一,数字化进程差异较大,有的已经具有一定基础,有的才刚刚起步,如果不顾实际情况,盲目跟风,势必造成资金和精力的巨大浪费。因此,闽西市县档案馆必须根据自己的实际情况,进行统筹安排、详细论证,明确目标,制定切实可行的发展规划,有计划、分步骤予以实施。

  (二)闽西市县档案馆数字化技术支撑和指导还不到位。

  闽西市县档案馆数字化建设在规划设计、硬件配置、软件开发、档案数字化管理与加工、成果验收与鉴定等方面都需要强有力的技术指导和技术支撑。在技术支撑方面,目前闽西市县档案馆档案数字化建设发展不平衡,各地使用的软件不统一,标准执行不到位,在档案数字化建设的技术指导工作方面严重滞后,现有的指导模式已无法满足各地档案数字化建设的需要。这些问题不解决,闽西市县档案馆档案数字化建设就不能健康有序地推进。

  (三)闽西市县档案馆数字化建设政策、资金支持力度不够大。

  档案数字化建设是闽西档案部门适应新形势发展要求,转变服务方式的一项战略工程,保密性强,涉及面广,技术要求高。虽然省政府批准了《福建省档案馆数字化建设项目实施方案》,但总体上档案数字化建设还处于摸索和完善阶段,很多在工作过程中碰到的问题还需要进一步探索和突破,比如说在资金方面如何给闽西市县档案部门支持的问题,目前闽西市县档案馆尤其是县级档案部门经费紧张,档案数字化建设受到制约。比如数据软件采购的问题,县级档案部门难以承担起档案数字化软件和硬件建设的重任,导致档案数字化工作难以开展。

  (四)闽西市县档案馆缺乏档案数字化专业人才。

  面对闽西数字化档案建设的新要求,档案工作人员有的对数字声像档案建设缺乏必要的了解,有的对计算机、扫描仪及相关应用软件掌握不够熟练,工作中感到束手无策。目前闽西市县档案部门工作人员平均10人左右,平均年龄40岁左右,具有档案数字化专业知识的人员少之又少。人员年龄偏大,人才缺乏,已经成为影响闽西各档案馆数字化建设开展的一个重要因素,也是制约闽西档案事业现代化发展的一个瓶颈。

  (五)闽西市县档案馆数字化硬件基础设施薄弱。

  闽西地区市县档案馆档案数字化从制作、处理、归档和数据库的建立和利用,都要依靠计算机硬件、操作系统和应用软件。为了适应档案数字化建设的需要,闽西市县档案馆2000年后也购置了计算机等相应的设备,可以说档案工作现代化、数字化有了一些基础。但从目前闽西档案事业发展的形势来看,由于大多数新馆建设还未完成,部分设备老化陈旧、配备不全,档案数字化设施设备陈旧落后,服务设施不完善,数字化基础薄弱。

  (六)闽西市县档案馆数字化安全管理问题。

  闽西市县档案馆大力推进档案数字化建设,相应地也使馆藏档案的存储方式发生了根本变化,档案保密环境由封闭到开放,带来挑战。在传统档案工作中,档案信息相对封闭,与载体不可分离,集中保管且在人为监控之下,其失、泄密的可能性相对较小。在档案数字化环境中,大量的档案信息存储在光、磁介质上,传输在网络上,其在产生、处理及传输的过程中,时刻处于一个开放的状态。在信息网络环境下,随着计算机和网络技术应用到档案管理,档案利用形式发生转变,档案信息置身于一个充满更多威胁、更大风险的利用空间,黑客攻击、网络窃听、程序漏洞、病毒危害、操作失误等均可能造成档案的失密、篡改和非法利用,大大增加了档案安全保密工作难度。因此,如何控制档案信息的使用人员、使用范围及使用目的,如何防范档案信息的非法传播、改动与复制等,就变得极为迫切。

  四、全力推进闽西市县档案馆档案数字化建设对策和措施

  转变档案工作服务方式是闽西地区档案部门今后发展的方向和主题,而档案数字化建设是档案部门转变服务方式的重要内容,如何紧紧抓住机遇,是当前闽西市县档案馆的一项重要而紧迫的任务。

  (一)加强档案馆数字化建设规划设计和技术支撑。

  闽西市县档案馆档案数字化建设必须综合考虑馆库条件、经费投入、人才因素和社会需求,把科学规划,分步实施,技术支撑,分类指导的原则贯穿始终,才能使档案数字化建设协调可持续发展。由于档案馆数字化建设涉及各个领域的众多工作,其中包括总体结构设计、网络建设、标准和规范的研究与制定、数字化与资源建设、协调与协作、应用软件系统开发等,因此数字档案馆建设必须在建设之初就对建设过程中的相关问题进行深入的研究,按照系统工程的思想和方法进行规划。

  (二)建立档案数字化建设的保障机制,切实有效的政策支持和资金支持。

  闽西市县档案部门制定了档案数字化建设规划,争取当地政府的支持,保障机制初步建立起来,为下一步档案数字化建设做好了准备。只有切实有效的政策支持和资金支持,不断完善中央、省、市、县四级支持配套措施,档案数字化建设才有坚强的保障。档案数字化建设是今后的发展方向。“十三五”期间,国家也将重点由实施重点档案抢救转向档案数字化建设,届时国家的支持力度将会加大,今后只要把国家的支持与省市县配套措施有机地结合起来,在政策上予以倾斜,不断突破传统思维和习惯做法,不断加大资金支持和技术服务力度,档案数字化建设就会焕发出强大的生机和活力。闽西市县档案馆只有充分利用档案数字化建设已取得的成果,进一步建立档案数字化建设的保障机制,档案数字化建设才有突破的空间。

  (三)以县级综合档案档案馆项目建设带动档案数字化建设。

  档案数字化建设必须具备一定的物质基础,首当其冲的是要有符合规范的档案馆库和开展档案数字化建设的安全场所。从2009年中央提出实施中西部地区县级综合档案馆建设项目以来,闽西有6个县级档案馆被列入了“十二五”建设规划,目前闽西市县档案新馆或建成或正在建设。县级综合档案馆项目建设带动档案数字化建设,在配置内部设施设备的时候也将开展档案数字化建设的软硬件同步规划、同步采购,为开展档案数字化工作奠定良好的物质基础。

  (四)提高闽西市县档案馆工作人员综合素质。

  闽西市县档案馆人员是闽西档案数字化工作的主体,工作人员素质的高低直接影响档案数字化的进程。要加大闽西市县档案馆数字化宣传教育力度,普及档案数字化知识,对档案人员进行与档案数字化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代数字技术知识等培训,培养和造就既懂档案数字技术,又熟悉档案业务的复合型人才,促进闽西市县档案馆档案数字化建设健康发展。

  (五)加强闽西市县档案馆数字化基础设施建设

  闽西市县档案馆以中西部地区县级综合档案档案新馆项目建设带动档案数字化基础设施建设,同时还要加强硬件建设,根据档案数字化建设的需要,配备必要的设施设备,如计算机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频数字转换设备等。要进一步加强档案数字化管理应用系统建设,采用的管理软件必须符合国家、省档案局关于档案管理软件的功能要求,符合档案数字化和电子档案管理标准、规范要求,与机关业务系统有机衔接,为档案信息采集、交换,资源共享创造条件,方便人民群众利用。

  (六)加强档案馆数字信息系统安全保障建设。

  闽西市县档案馆要按照档案数字信息系统安全管理基本要求,对档案数字信息系统进行安全检查、行业测评。闽西各级档案部门要将信息安全等级保护工作列入数字档案馆建设日程,将信息安全等级保护费用纳入档案馆数字化建设预算,要加强与有关部门的沟通交流,在定级备案、建设整改、等级测评、监督检查等环节密切合作,共同做好档案馆的数字信息安全等级保护。在档案数字化过程中,要采取各种有效的管理措施和技术手段,加强管理和监控、防范,确保档案数字化过程中的档案信息安全。

  总之,档案馆数字化建设是档案馆现代化的方向,是档案信息化的重点,闽西市县档案馆必须坚定不移、全力以赴、持续不断地向前推进,以提升服务当地经济社会发展、服务一方百姓的能力。

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