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应对挑战 加强管理 推进国家综合档案馆保密工作
     发表日期:2015-03-26   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

  上杭县档案馆 赵 健

  随着社会政治、经济、文化交流的日益发展,以及政府信息公开和依法行政已成为时代潮流,作为信息资源集结地的国家综合档案馆必然要承担起越来越多的开放服务任务,档案利用关系到公民信息利用权、知情权的实现和档案自身价值的体现。档案是最真实、最权威的信息资源,具有较高的凭证价值和情报价值,直接关乎特定主体的切身利益,动态性强,分布范围广,一旦失密或泄密,将损害公众利益,危及社会稳定,因而其开放利用与保密的政策性很强,安全保密的要求很高。江泽民同志曾指出:革命战争年代,保密就是保生存、保胜利;和平建设时期,保密就是保安全、保发展。如何应对挑战,加强管理,做好档案安全保密工作,是国家综合档案馆发展面临的一个重要课题。

  一、当前国家综合档案馆档案保密工作面临的挑战

  在信息社会情势下,国家综合档案馆档案信息保密工作的难度日渐加大,档案保密工作出现一些新情况、新问题,面临着更为错综复杂的形势和挑战。

  (一)国家综合档案馆档案保密环境由封闭到开放带来的挑战。

  国家综合档案馆正在大力推进馆藏档案信息化建设,将分别建设各类数据库来存储相关的档案信息,相应也会使档案馆馆藏档案的存储方式发生变化,由传统的纸质档案为主转变为纸质档案与电子档案并存的格局。在传统档案工作中,国家综合档案馆馆藏档案信息相对封闭,与载体不可分离,集中保管,其失密的可能性相对较小。在档案信息化背景下,大量的档案信息存储在光、磁介质上,传输在网络上,其在产生、处理及传输的过程中,时刻处于一个开放的状态。这种安全上的威胁不仅来自软件系统的缺陷或是人为攻击,而且在网络线路、视频辐射及电源信号上都可能出现安全漏洞,给不法分子以可乘之机,稍有不慎,就会造成失、泄密事件。

  (二)国家综合档案馆档案服务利用形式现代化带来的挑战。

  在传统档案管理机制下,国家综合档案馆档案利用形式主要是对档案实体的查阅和复印,一般不会造成对档案原件的更改和破坏,对利用者的范围、身份也易于控制。但是随着计算机和网络技术应用到档案管理,档案服务利用形式发生转变,档案馆馆藏信息置身于一个充满更多威胁、更大风险的利用空间:黑客攻击、程序漏洞、病毒危害、操作失误等均可能造成档案的失密、篡改和非法利用,大大增加了档案保密工作的难度。因此,如何控制档案信息的使用人员、使用范围及使用目的,如何防范档案信息的非法传播、改动与复制等,就变得极为迫切。

  (三)国家综合档案馆档案管理和档案保密不相适应带来的挑战。

  档案管理与档案保密工作之间的衔接不紧密。比如:在当前的实际工作过程当中,传统的立卷归档一般都是采用“四分法”,没有按档案密级区别立卷。在进行档案翻阅的过程当中,工作人员经常会发现一些涉及秘密的文件,在案卷的封面、目录当中没有标出密级。因此,这也在无形当中加大了档案保密工作的难度,导致了档案与保密的脱节。立卷改革后的档案整理方法,单份文件作为一个独立的个体并且标注了档号,但是这种方式虽然存在着一定的优越性,也没有从根本上解决好保密与非保密档案之间的有效区别。基于这种情况,就需要国家综合档案馆加强档案管理,对保密档案进行有效的管理和控制。

  (四)国家综合档案馆档案工作人员保密意识淡薄带来的挑战。

  当前,一些国家综合档案馆档案工作人员的保密意识较淡薄,对《保密法》知之甚少,甚至有相当一部分人员认为在当前的市场经济条件之下,没有秘密可保。大部分工作人员忙于各种业务,对于经手的大量国家秘密是见密并不知密、习以为常,这样的状态必然会对档案馆的保密工作带来极为严重的影响。另外,当前工作上的一些形式主义也会使得一些人的保密意识不强。有些人认为按照《保密法》的相关规定就能从根本上杜绝档案信息的泄密,因此,就忽视了档案信息安全保密存在的一系列隐患,对于出现的一些新情况、新问题缺乏应有的应变能力。

  二、国家综合档案馆应对档案保密工作挑战应采取的对策

  确保档案安全是档案工作的生命线,必须把档案安全保密工作放在国家综合档案馆工作的首要位置切实抓紧抓好,将档案安全保密贯穿于 “收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研”各个业务环节。

  (一)加强档案收集整理过程中的保密工作。

  档案收集、整理是档案业务工作的起点,档案保密工作必须从收集、整理工作开始,就是从源头抓起。档案收集过程中的保密主要是确保档案齐全,就要制订相应的归档计划,切实落实归档部门、责任、类别、范围和时间,避免重要文件材料出现私自截留、遗失问题,保证档案材料齐全完整,避免应归档文件材料未归档而导致泄密现象。档案整理过程中的保密主要是解决涉密与非涉密档案材料混装问题。根据《保密法》、《档案法》等法律法规,结合本单位实际,将涉密档案材料单独装订,单独编制检索目录,按规定在档案目录上登记卷内文件的密级及保密期限,在档案封面上注明所划定的密级,列入控制使用的范围,单独建立统计台帐和存放地点索引。

  (二)加强国家综合档案馆档案保管过程中的保密工作。

  1.加强国家综合档案馆档案库房管理

  档案库房是国家综合档案馆档案储藏重地,是档案安全保密的要害部位,其科学管理是做好档案保密、维护档案实体安全的基本保障。从安全保密的角度考虑,档案库房应实行全方位封闭式管理,库房门窗应加固,库房与办公区、对外服务区分开,并指定专人负责、专门管理。要积极采用各种先进的安全防范技术手段,如配备闭路电视监控系统、防盗报警系统、指纹识别系统等技术防范设施,确保库藏档案安全保密万无一失。

  2.加强国家综合档案馆绝密档案管理

  绝密档案是机关乃至党和国家的核心机密,关系到档案工作的生存发展与党和国家政治、经济等方面的安全,必须严格按照国家相关的保密规定予以严格管理。一是要将绝密档案与非绝密档案分别保管。专设保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全保密。二是要加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅,使用完毕应及时清对、检查,坚决杜绝发生失、泄密现象。

  3.做好国家综合档案馆档案密级调整

  国家综合档案馆的档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移、文件的作用及案件的进展在不断地变化,基本变化是升密、降密和解密。《档案法》第十四条规定:“保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。”档案管理人员在《档案法》的基础上,还要严格按照《保密法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》要求,及时鉴定清理,确定哪些档案要升密、降密或解密,做好涉密档案日常管理,同时减少不必要的库存和工作量。对到期档案的销毁工作也不能大意,要严格审批手续,登记造册,按规定监销,避免档案在最后一个工作环节中发生失、泄密现象。

  (三)加强国家综合档案馆档案利用过程中的保密工作。

  1.正确处理档案保密与利用的关系

  国家综合档案馆工作人员既要树立牢固的保密观念,又要树立开放服务的思想。片面地强调保密,就会失去保密工作的意义,档案管理工作也就失去了生命力和活力。如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限制地扩大开放利用范围,同样会给党和国家的安全和利益造成危害。保密与利用是对立统一的辩证关系,既充分发挥档案的作用,又能维护档案的安全保密。

  2.建立档案开放利用审核机制

  一要对拟开放档案进行审核和审批。凡按规定到开放期限的档案,要严格按照有关规定,组织专人,逐页审核,提出开放意见并报有关部门审批。未经开放审核、审批的档案,一律不得对外开放,严防有损国家安全、国家利益以及公民权益的不宜公开档案被公开利用。二要对拟在网上公开的档案信息进行审核和审批。要严格对上网档案、信息进行审查,严防把应保密的档案、信息上传到非涉密网络上,以免造成各种不良社会影响,确保档案信息安全。

  3.强化档案利用时的监督措施

  一是任何单位和个人查阅涉密档案必须出具有效的行政介绍信并说明查阅理由,办理相关审批手续后方可查阅,涉密档案不得借出,必须在档案室阅览。二是做好档案利用登,利用登记薄上应对借阅人、借阅目的、所查档案的卷次、借阅数量等进行详细记录。三是凡涉密档案不准擅自复制,必须报请有关领导批准,填写利用申请单,由档案管理人员亲手定点复制,并登记造册,严格控制复制份数,用毕收回,复制件应视同原件一样保管。四是对保密档案利用采取特殊措施,有条件的档案馆应安装摄像监视器,由馆内人员代为查阅,档案原件不与利用者接触。

  (四)加强国家综合档案馆档案信息化过程中的保密工作。

  1.加强数据库安全管理

  一是加强国家综合档案馆数字化加工过程中的安全保密工作,确保在数字化加工时档案实体、档案信息安全,不出现失密、泄密现象。二是加强馆藏档案数据库的安全保密管理,严格按制度做好数据库日常管理、利用管理和安全备份等工作,保证数据库内的信息安全、可用。三是加强对数据库档案信息的综合分析、研判,分清是开放性档案信息还是非开放性档案信息、非开放性档案信息的保密程度及对不同利用者的限制范围,从而确保档案信息不会被滥用。

  2.加强网络保密技术防范

  要按照国家规定的信息安全分级别、等级标准,建立电子档案信息系统和安全防护体系,加强网络安全管理,严格执行各项安全管理制度,保障设备和软件安全可用。要加强档案馆内部系统、内部使用的涉密载体的安全保密措施,严禁“一机两用”。要运用数据加密、用户识别、终端识别等技术,防止电子档案在传输过程中泄密。要对电子档案的存储介质进行检验和认证,确保存储介质长期可用。对联接互联网的计算机信息系统,必须要有专人负责,对上网档案信息进行保密检查。

  (五)加强国家综合档案馆档案保密工作机制建设。

  1.完善档案安全保密工作制度

  国家综合档案馆档案安全保密工作要健康运行,必须建立健全档案保密、库房管理、整理编目、数据备份、查阅利用、信息发布、安全保卫等制度。各项制度的条文应严密而简明,便于执行,能有效规范和约束档案管理及使用过程中的保密行为,使档案管理、使用始终沿着安全保密的健康轨道运行。

  2.加强档案安全保密意识教育

  要广泛开展档案安全保密教育活动,增强国家综合档案馆工作人员的档案保密意识。对档案馆档案工作人员而言,就是要从思想和理念上加强对保密工作重要性的认识,尤其是加强档案保密措施的执行力。对档案查阅者而言,就是要让他们了解保密档案查阅注意事项,督促其自觉保守秘密,必要时要求其签订保密协议。

  总之,保密工作具有长期性和艰巨性,要把档案保密工作纳入制度化、法制化、科学化管理轨道,建立健全档案保密管理的长效机制,推动档案保密工作沿着健康轨道发展。

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