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浅谈新常态下的档案信息化发展之策——钟 玉 生
     发表日期:2019-02-19   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]
 浅谈新常态下的档案信息化发展之策

 

             

 

2014年中办国办下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发【201415号),之后福建省委省政府、龙岩市委市政府以及我们上杭县委县政府也结合自身实际出台了具体的实施意见和实施办法。以此为标志,档案工作进入了一个以服务大局、服务社会和服务民生为中心、以资源建设、保管利用、安全防范三个体系建设为重点、以保障档案实体安全和信息安全为生命线从而推进档案事业持续发展的新常态。在这种新常态下,如何加快档案信息化发展进程,成为广大档案工作者普遍关心关注并深入思考的一个现实问题。在此,本人就这一问题谈一些粗浅的看法。

一、新常态下档案信息化发展面临的瓶颈问题

1.思想观念瓶颈。这一瓶颈突出表现为档案意识淡薄。在现行的行政管理体制和干部考核机制下,基层领导干部唯GDP论者大有人在,他们大都把眼睛都盯在能突显政绩、容易得到上级领导青睐和赏识而获得晋升提拔上位的政绩工程、形象工程、重点工程、重点项目上,而档案工作是一项“长在深闺人不识、默默奉献无人问”的潜绩工作,与政客们的政绩和提拔晋升似乎扯不上半毛钱关系,因而根本不会进入他们的视野,更别期望他们对档案工作引起重视了,对档案工作的漠视无睹突出表现为头脑中毫无档案的概念和意识,对档案工作的麻木程度甚至发展到只有当我们档案部门的同志找上门了或档案监督执法检查到他们乡镇和单位了,他们似乎才反应过来,脑子里似乎才意识到这个世界上还有档案部门存在,还有档案工作要做,领导班子工作分工也没有明确档案工作由谁分管,各班子成员的分管工作也根本就没有“档案”两字,遇到档案部门的同志找上门了,就临时指派负责办公室或党政办的工作人员随便应付了事。新办公大楼搬迁后,档案室不是安排在办公大楼顶层就是在底层最角落的房间,档案保管的“八防”要求根本无从谈起,整理档案随意请了几个毫无档案整理专业知识的社会闲杂人员或退休老头,以至于许多原始档案被他们当作废纸和垃圾扔掉了,造成原始档案资料损毁、遗失和丢弃,现存档案破损、遗漏、虫蛀等现象比比皆是,令人触目惊心,不能不让人痛惜遗憾万分,这种我们人类共同保存的记忆的永久性丧失和不可挽回的缺憾,给我们内心心灵深处所带来的锥心之痛,不是兰台世界的档案人是体会和感受不到的。在基层领导干部如此漠视档案工作的思想态度和工作状态下,谈何档案信息化发展?

2.专业人才瓶颈。这一瓶颈突出表现为专业人才缺失。毋庸讳言,目前我们龙岩市乡县三级档案部门管理人员的综合素质还达不到信息化发展的现实要求,从龙岩市人大常委会执法检查组2016年在全市开展《档案法》实施情况的问题通报中,就明确指出,现有的市县乡三级档案人员队伍中,普遍存在专业人才缺失、人员变动频繁等问题,与档案工作的需求和档案信息化的发展要求不相适应,基层档案管理和档案资源建设极不平衡,上下级之间、单位之间不平衡,市县(区)乡镇三级的档案管理水平依次呈阶梯级下降状态,各立档单位的档案员基本都是兼职状态,特别是乡镇更是由文书兼档案员甚至临时指派,人员变动频繁,无相应待遇,且大多未经档案专业培训,无执业资格证和上岗资格证,这就势必造成档案员对基本档案工作的不熟悉,有的档案管理人员对计算机不了解,无法利用计算机更好地开展档案管理工作,工作难以落实,质量难以保证,对档案信息化工作更是无从下手。就拿我们上杭县档案局(馆)来说,人员严重不足是迫在眉睫亟待解决的突出问题,根据人事部对档案编制要求,每5000卷档案1人编制,目前馆藏档案7万余卷,理应核定编制14个,但目前核定参公事业编制10个,实际在编在岗仅9,其中真正熟悉档案业务又能安心从事档案工作的仅5人,特别是今年新馆搬迁投入使用后预计将新接收乡镇和县直单位一大批到期档案,预计新增档案10万卷,馆藏量将达到17万卷,馆库面积从现有的300平米增加到8839平米,特别是新馆开馆后,档案监督执法、接收整理、编研宣传、查询利用、破损档案抢救、保密档案鉴定解密等任务也将更加繁重,档案数字化、信息化等工作将正常化开展,急需一批包括计算机、编研策划、摄影、重大活动档案管理指导、档案数字化信息管理与维护、展厅解说等方面的专业人才,而我局现有人员中正缺乏此类专业人才,这无疑对档案信息化的发展是相当不利的。

3.经费保障瓶颈。这一瓶颈突出表现为档案事业经费投入不足。这个问题从根源上来说是为适应各级档案部门工作要求的档案事业经费缺乏机制保障。目前全省档案事业经费保障机制尚未全面建立,很多乡镇和部门未依法将档案事业经费列入同级财政预算,档案保护经费达不到国家规定的卷均2元标准,甚至存在档案经费“零预算”现象,开展有关档案业务工作还要像孙子一样求爷爷告奶奶似的多次向财政打申请报告且还不一定能如愿获批,长期以来档案部门作为弱势部门和旮旯单位普遍受岐视被边沿化,要想获得财政经费的支持,其难度可想而知,档案信息化保障经费需求与档案工作实际需求存在巨大反差。这一问题已经相当突出,可以说已严重影响到了档案信息化建设。国家档案局要求至2020年实现馆藏存量档案数字化率达到80%以上,从全省来说,我省档案馆数字化率在全国同类档案馆中处于相对靠后位置,龙岩市全市县级以下及市直机关、市属企业数字档案馆(室)建设尚未启动,个别县(区)开展了少量馆藏档案全文数字化工作,大部分县级档案馆因人才缺失、经费紧张而无法开展,要在2020年实现档案数字化率达80%的目标差距还很大,任务还相当艰巨。从我们上杭县的情况来看,2015年县财政预算安排档案事业经费98.75万元,2016112.7万元,2017120.51万元,这都包含了人员工资支出,其中真正用于档案事业发展的专项经费2015年以前仅有14万元,保正常办公运转都成问题,陷入捉襟见肘、入不敷出、等米下锅的窘境已成常态,2017年情况稍微好转一些,专项业务经费提高到50万元,但也仅仅能够维持正常运转,开展档案数字化工作推进档案信息化发展,单靠目前的财政资金预算安排额度是远远不够的,要保证新馆搬迁后的正常运转,实现馆藏档案数字化,没有300-500万元的投入是无法实现的。今年我们在推进新馆建设的过程中,为贯彻落实上杭县委县政府主要领导关于“在建设档案馆新馆的同时要同步考虑实施数字档案馆建设”的指示精神,我局在县政府分管领导的带领下,专门到晋江市档案馆参观,旨在学习借鉴晋江馆的先进经验和做法,在数字档案馆建设方面,现如今晋江馆馆藏档案已完成80%的全文数字化扫描,已基本实现“三网三库”(即局域网、政务网、互联网和档案目录数据库、重要档案数据库、多媒体数据库)建设目标。根据目前初步制定的上杭县数字档案馆项目建设方案,主要包含软件系统和硬件网络支撑系统两部分,软件系统主要实现包含政务网应用系统、局域网应用系统和互联网应用系统三部分,实现对数字档案综合接收、管理、存储和对外提供多层次全方位的利用。网络基础支撑体系建设方面,以政务信息网络工程的县直机关宽带网为主干资源,建立起上杭县档案馆网络中心,主要负责档案馆网络的管理与维护,建成档案馆的系统平台、存储平台和管理平台。按照此方案的实施内容,目前建设的仅仅是数字档案馆的硬件部分、机房和存储平台,数字档案馆建设的很大一部分工作如数字化加工扫描任务还在今后,特别是对新接收进馆的增量档案数字化,还有待于财政逐年投入经费逐年实施。因此,经费问题依然是困扰和制约我们档案部门实施档案信息化的一个现实瓶颈问题。

    二、新常态下推进档案信息化发展的思路及对策

   (一)确立“互联网+”发展理念和模式,加速档案与网络相互融合实现互联互通。

21世纪是信息化时代,信息化时代的重要标志是互联网技术的广泛应用、普及和推广,在全球网络互联互通的大环境和大背景下,互联网已不再局限于一门现代科技手段、一种产业发展模式,更多的已经被演绎成一种政府和政客治国理政的方法理念、一种被人们所追捧的时尚潮流、一种为人们所广泛接受和认同的文化趋同,现如今网络已经成为最广泛的大众传播工具,各行各业都在利用互联网技术为本行业发展服务,向全国乃至全球推销产品,发展电子产业和电子商务,事业做得风生水起,互联网已经成为各级政府、组织、社会人、自然人显示自身存在的竞技场和展示台。随着互联网技术被广泛应用于社会各个领域,我们档案行业在互联网技术应用方面也应该不甘落后,档案工作也应该积极顺应时代潮流,加速迈入网络化、信息化、数字化、智能化发展的新阶段。党的十八大以来,我们国家提出了“互联网+”的发展战略。我们档案部门要积极响应国家这一发展战略,牢固树立“互联网+”发展理念和思维模式,积极研究和探索“互联网+档案”或“档案+互联网”的档案工作模式,熟练应用互联网,促进档案与互联网的融合,依靠互联网来宣传档案工作,营造良好发展环境;借助互联网来发展档案事业,加快发展步伐;依托互联网来创新档案管理模式,提升档案管理水平;运用互联网来改善档案保管利用条件,保障档案实体安全;凭借互联网来建设数字档案馆,提升档案信息化发展水平;借力互联网来优化档案的社会服务功能,更好地实现便民利民服务百姓民生。尤其值得一提的是,在网络时代新兴媒体方兴未艾,特别是近年来出现了多种网络传播形式,像微博、微信、客户端、微信电话本等如雨后春笋般涌现出来并盛行一时,炙手可热,尤其是手机微信更是成为人人都离不开的现代通讯工具和交流方式,多少人由此成为“低头一族”。我们档案部门要随时关注并积极应用这些新兴网络媒体,充分利用这些网络平台来发布档案、宣传档案工作,与时俱进,不断占领各种新的网络阵地,更新网络传播方式,进一步提升档案的社会知名度,扩大档案的社会影响力,拓展档案工作的生存渠道和发展空间。

   (二)依托网络平台整合档案资源,力促档案行业联动合作实现社会共享。

实现档案资源的社会共享,是网络时代对档案工作的必然要求,是档案工作者的最大心愿,是社会公众的强烈要求和共同心声。网络技术更为实现档案资源共享提供了可能。实现资源共享的前提是进行资源整合。我们档案部门要积极把档案目录和档案原文数字化,并通过网络与其他部门进行跨单位、跨行业、跨区域的整合及联动,互相查档,互相出证,让利用者无论身在何处何时何地何事,都可“一键利用”、“一指解决问题”,享受“一站式”、“一条龙”、“一个窗口”服务,从而实现档案资源共享的便捷利用。晋江市档案馆在这方面就先行一步,实现了民生档案资源集中统一保管利用,在档案资源整合实现共享方面作出了有效的探索的尝试,并取得了良好的社会效果。今后我们上杭县档案馆可参照晋江馆的做法,将国土档案、城建档案等利用率较高的民生档案进行整合,在县档案馆档案查阅利用中心设置国土档案和城建档案的专门服务窗口,与档案馆综合查档窗口统一标准,为群众提供“一站式查档”服务。同时还可将县纪委、组织部、人社局和教育局档案室一并整合进馆,由档案馆安排一定容量的库房进行统一保管、统一利用,所涉及的查档窗口人员由各主管部门负责派驻,经费由财政统一安排预算。这样,既能将主要民生档案档案集中统一管理,实现资源共享和部门双赢,又提升档案管理、利用和服务水平,极大地方便群众查档利用,达到便民利民的目的。

   (三)注重网络信息及时整理归档,确保档案信息真实准确实现永久保存。

网络信息是网络时代人们的主要记录和集体记忆,如果不把它们作为档案加以保存,它们不久就会自生自灭、不复存在,成为永久性的一种遗憾,我们这一代人也必将成为历史罪人而遭后人唾骂和谴责,十几年前一些信息专家发出的“信息时代将成信息空白时代”的警告和预言就会一语成谶,这样无论是对个人、对单位、对集体、对国家、对人类都是一个不可弥补和无法挽回的损失。因此,出于档案工作者所肩负的“记录保存者”和“记忆守护者”天职和道德良知,必须责无旁贷地担当起挽救信息时代人类信息自然流失这一重要的、不可推卸的历史责任和时代使命,为今天的信息社会存档,替未来的人类留凭证、储智慧、存记忆、保痕迹。况且把档案信息归档保存,是档案部门实现“互联网+档案”战略的题中应有之义,是档案工作者对守护记忆这一天职的当然履行,是信息社会发展对档案工作的必然要求,它将大大丰富档案的资源,扩大档案工作的领域,为国家积累大量的财富,为未来留下珍贵的遗产。

   (四)强化网络平台技术手段应用,拓展档案管理工作内涵实现精深发展。

在新常态下,档案工作人员要想成为档案工作的行家里手,就必须充分借助网络平台,强化技术手段运用,努力拓展档案管理工作内涵,实现信息化时代下各项档案业务工作的精深发展。

1.开展网上业务指导和监督执法。过去开展业务指导和监督执法,需要到现场、面对面,在网络信息化时代,则可以通过发视频、短信、微信、微博等方式进行网上远程业务指导和监督执法,使业务指导和监督执法更加及时便捷、快速广泛和优质高效。

2.利用网络平台宣传普及档案法律法规和相关档案业务知识。档案局或档案馆都可以自己建立门户网站,如局域网、政府网或官方微博等,并指定专人负责维护,加强日常管理,及时更新页面,真正把自己的网站办好,办出特色,办出水平,办出成效,使之真正成为宣传档案、服务档案、让社会大众认识档案、了解档案、支持档案、理解档案的重要窗口和平台。

3.开展网上档案专业知识技能远程培训。网络时代,一本好的教材或者一堂好的课放到网上,全国有网络的地方和能上网的人,都可以看、可以听,可以接受教育和培训,这样就可以让更多的人通过网络远程教育平台接受专家名师的指点和指导,从而达到良好的受教育和培训的效果和目的。

4.通过网络组织社会力量参与档案工作。依靠社会力量在网上参与并开展档案编目、关键词著录、照片上人物的识别与标注、展览的设计、开放档案的编研等工作,一方面可以缓解档案部门人手不足的矛盾;另一方面还可以扩大档案部门的社会影响力,进一步改善档案工作者的社会形象,也有利于提升档案部门工作人员的社会地位。

5.开展网上档案学术交流和研讨。档案学会的会员可以利用网络平台进行广泛的交流沟通,开展学术专题研讨会,举办学术交流会、学术成果汇报会等。

6.利用网络发布档案信息。不但可以在本单位的网站上发布档案信息,还可以在各种公共网络平台和手机上发布档案资料信息、档案网络视频、档案电子图书、专题档案目录、举办网上展览等,因为后者具有更广的影响面更强的影响力。

7.建立档案利用网络数据库并进行网上统计。建设数字档案馆,是我们档案工作进入信息化时代的一个重要标志。随着数字档案馆、数字档案室的相继建成,档案数字化和远程利用工作的全面铺开,通过网络来查阅利用档案的人次数将越来越多,这势必造成网上利用档案的人次数大大超过实地或现场利用档案的人次数,然而目前我们的档案统计体系中还没有设立网上利用档案和资料的人数、次数、件数这些指标,网上利用档案的情况统计在现行档案统计体系中还无法得到全面体现和真实反应,统计数据还处于空白和缺失状态。这是我们档案统计工作滞后于现实的重要表现。我们档案部门要抓紧研究并设立科学的网上利用档案的数量,建立实时数据库,确保能够更加准确、全面、系统地反映档案利用的实际效果、趋势、变化和规律等,为实现档案管理工作的科学决策提供真实可靠的参考依据。

   (五)加强档案内外网络技术维护,加大网络安全监管力度实现档案安全。

    知识经济、信息时代的脚步已经来临,新兴计算机技术的发展更是一日千里。网络社会的飞速发展也给网络信息的安全技术工作提出了重大的挑战,在当今信息化时代,网络信息的安全问题一直面临相当严峻的形势。据央视新闻报道,北京时间201751220时左右,全球爆发了大规模勒索软件感染事件,给美国、英国、欧盟等150多个国家和地区造成的损失不可估量,英国多家医院中招,病人资料外泄,同时俄罗斯、意大利、整个欧洲都难以幸免,后续影响还相当严重并且无法预计,同样的我国大量行业企业内部也被大规模感染,其中教育网特别是高校网络受损就特别严重,攻击造成了教学系统瘫痪,甚至包括一卡通系统。这充分说明了当前全球网络安全工作面临的形势是多么严峻。对我们档案部门来说,如何保障档案的信息安全和实体安全,也面临诸多严峻的现实问题,计算机的云计算技术、虚拟化技术、智能化技术等等在档案方面的应用还不够,档案信息安全技术还需要不断完善,各地区安全策略及措施都各自为政,软硬件技术的发展还存在依赖国外技术的现象,这些都影响了档案信息的安全,必须引起高度重视并采取有力措施加以解决。

    1.保障档案内网的系统安全。档案部门的内部网络系统,历来都是各种敌对势力和其他别有用心者实施网络攻击的重点对象,他们企图通过攻击档案网络系统来窃取或篡改档案信息。这是当前网络时代档案安全所面临的一个新的动向和新的难题。我们档案部门的同志必须时刻保持高度警惕,时刻绷紧安全这跟弦,经常检查“防火墙”、修筑“隔离网”、更新“安全盾”。

    2.保障上网档案的信息安全。在档案部门工作的同志在把政府公开信息、档案全文、档案目录上传到互联网之前,一定要认真审核、严格把关,谨防把含有国家秘密、工作秘密、单位秘密、商业秘密、个人隐私和政府未公开信息的文件、档案及其目录上传到互联网,避免发生失泄秘事件。

    3.保障馆藏档案的实体安全。以往发生的档案安全事故,存在诸多人为因素,大多与人有直接关系,或者是有人故意地、特意地、刻意地破坏或窃取档案、窃取档案中的国家秘密或者敏感信息,当然也有可能是因工作中的失误疏忽而无意地、不自觉地、过失性地丢失档案,导致档案或档案中的国家秘密或敏感信息被破坏泄露或窃取。因此,对档案部门的安全措施要围绕以人为中心来开展,严格落实各项安全防范制度,防止人为的损档、窃档、窃息,防范各种无意失档、失密、泄秘、失息的行为。要加强档案工作人员的事业心责任心、敬业精神、职业道德、安全意识的教育培训,制定完善的档案安全管理制度,把各项制度落到实处,有针对性地对立档单位档案员进行专门的培训,不仅要做好档案实体整理的工作,更要了解档案信息化的过程,了解各种档案新载体的物理性能,掌握基本的网络安全策略和知识。

    4.保障网络平台的监管到位。我们档案部门要充分考虑自身的发展需求,构建一个经济、实用、安全、可靠的档案信息网站和档案信息化管理平台,保证平台和网站的可扩展性、灵活性、安全性和稳定性,并且有针对性地培养引进一批熟练掌握运用档案知识、计算机管理知识、信息安全知识的专业技术人才,依靠他们来加强对档案部门信息化管理平台的安全监管,从而更有效地保障档案信息网站的安全平稳运行。

 

 

参考文献:

1】周晓燕;李彦,档案信息化建设与档案管理的几点思考[J],办公室业务2016

2】朱丽梅,档案信息化建设的绩效评价研究[D],华南理工大学2014

3】于富彧,档案信息化建设与技术档案管理研究[J],品牌2015

4】夏燕玲,档案信息化建设与档案管理的几点思考[J],云南档案

5】杨志联,关于档案信息化建设与档案管理的思考[J],办公室业务2016

6】杨冬权,怎样引领档案工作新常态[J],福建档案2016

7】杨冬权,怎样认识档案工作新常态[J],福建档案2016

 

 

  
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