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提升新馆运行全面提高档案基础业务建设-上杭县档案馆 赵健 赖建杭
     发表日期:2020-03-03   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

                                                                         提升新馆运行全面提高档案基础业务建设

                                                                         ———浅析新档案馆投入运行后对新馆建设和装修的反思

                                                                              上杭县档案馆  赵健 赖建杭

  现代化档案馆是档案工作适应新时代的需求,是档案基础业务建设的物质基础,也是实现档案事业又好又快发展的必由之路。2009年,福建省51个原中央苏区和革命老区综合档案馆建设项目列入中西部地区县级综合档案馆建设规划,在福建省掀起新档案馆建设高潮。到2019年,大部分新建档案馆都已经投入使用。围绕如何提升新馆运行全面提高档案基础业务建设,已成为当今档案工作亟待破解的重大课题。笔者结合上杭县档案新馆投入运行一年后所取得的成效和存在的问题,谈谈如何提升新馆运行切实提高档案业务建设的几点看法。

  一、上杭县新档案馆建设的主要成效            

  上杭县新档案馆在2018年3月投入使用,占地面积6510平方米、建筑面积9000平方米、总投资6800万元,是福建省山区县面积最大的档案馆。新馆内部设施设备先进齐全,配备消防自动报警系统、自动灭火系统、自动恒温恒湿一体机控制系统和真空消毒、防盗监控设备。新馆功能布局完备,具备档案接收、整理、消毒、保管、利用、培训、展览、抢救、修复、数字化加工扫描、政府公开信息查阅及人员办公等诸多功能。新馆展览面积达到1000平方米,符合现代档案馆爱国教育基地展览要求。库房面积达到3000平方米,占总面积的30%,可以容纳本地区未来50年的各类档案资料,库容最大容量将达到80万卷的规模。

  二、新档案馆投入运行后发现存在的问题

  2018年3月,上杭县档案馆从原县政府二楼整体搬迁至地处上杭客家缘文化中心的新馆,经过新馆使用运行一年后,得到些经验教训,希望别人尽量避免走弯路和造成不必要的浪费。一个档案馆从老馆到新馆,在档案保管与利用、库房面积、展览宣传、管理制度等方面都发生巨大改变。安保、绿化、保洁、设备维护、水电运转等各方面的运行跟老馆都截然不同。新馆档案工作要有新的思路,建设新馆之前对未来的工作思路要有前瞻性,否则新档案馆老办法,无疑会影响档案基础业务的提升。

  (一).新档案馆存在设计不合理的问题

  上杭县新馆设计方案根据《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》等行业文件,并按照国家档案局要求的新档案馆“五位一体”功能进行招标设计。由于负责代建单位对档案行业有关标准理解不够,新馆的在实际投入运行后发现设计存在一些缺陷。

  1.新馆各类用房面积分配存在不合理的地方。

  新档案馆各类用房面积设置本应该参照《县级档案馆各类用房指标分类表》等行业指导性文件,但是新馆建设出现偏差,导致有些办公用房超出《党政机关办公用房建设标准》的要求,而有些展厅面积设计偏小,不利于档案馆陈列展览布局。

  2.新馆楼层高度不够适中。                   

  一是办公区域楼层太矮,原先设计3米,安装自动灭火等设施设备后办公区域楼层通道只有2.4高,容易产生压迫感。二是库房楼层高度太高,不利于温湿度调控,导致新馆运行成本上升。

  3.库房空调机房设计有缺陷。

  上杭县档案新馆有些恒温恒湿一体机的机房放在库房里面;有些没有设计机房恒温恒湿一体机单独放在库房里面;有些机房放在与库房外面,但机房有日照和通风;这些机房导致库房不够密闭,存在渗水、防盗等安全风险,同时也不利于库房温湿度调控。

  4.各类功能用房空间布局不合理。

  上杭县新馆办公用房和安全保密性较强的业务技术用房设置在同一个楼层,不利于档案安全保护。厕所远离办公区域,步行需要3-5分钟左右。对外服务的查阅大厅设置在一楼不够显眼的地方,不利于群众访问查找。

  (二).原先档案工作人员满足不了新馆运行的要求

  1.档案馆保管利用科室人员力量单薄,适应不了新馆运行需求。

  一是工作内容增多。原老馆150平方米库房面积,现在新馆3000平方米库房面积,并且增加恒温恒湿一体机、智慧库房管理系统等高科技设备,还要负责数字档案馆建设和馆藏档案数字化扫描等项目。二是工作难度增大,原先在老馆库房调档1-2分钟就可以,现在新馆要跑到其他楼层,步行加电梯都要5-10分钟左右,增加档案利用的工作时间。三是人员没有增加。上杭县档案馆保管利用科长期就1名正式干部,要负责库房管理、档案接收与利用、政府信息公开文件接收与利用、档案鉴定、立档单位移交的数字化副本的检查接收、数据管理等工作,超负荷工作,难以满足新馆运行的需求。

  2.原先老馆科室分工满足不了新馆或数字档案馆运行的要求。

  原先老馆有10个在编干部,有综合科(办公室)、监督指导科、编研宣教科、保管利用与政府信息公开科4个股室,原先科室的分工职能相对滞后,满足不了新馆运行与数字档案馆建设的要求。老馆搬迁到新馆与数字档案馆的上马增加许多新的工作内容,科室分工不均会造成人力成本浪费,也会挫伤干部工作积极性。

  (三).档案馆财力难以承担新馆运行成本

  1.恒温恒湿一体机耗电远超想象。

  房间大小及密封保温条件与耗电量有直接的关系。10平米的房屋最起码要配置1匹以上的空调,上杭县新档案馆库房设计3000平方米,已经启用1200平方米,就是说需要120匹空调运行,每小时调节温度湿度大概要耗电120度,大概需要电费90元,一个月运行200小时就要耗电18000元,一年运行1300小时需要电费130000元左右。由于新馆恒温恒湿一体机温湿度感应器设置在空调主机上,机房有日照通风与库房温湿度不一致,加剧恒温恒湿一体机调控温湿的难度。

  2.新馆运行成本大。

  按照每平米每月物业费1元计算(保安保洁工资、设备维护),每月至少需要1万元,加上水电费(不包含库房恒温恒湿一体机耗电)每月平均3000,一个月新馆运行至少要13000元,一年要156000元。由于档案部门经常扮演着幕后角色,其重要性经常被领导者忽视,在众多部门处于边缘化的从属地位,因此经费、人员的投入有限,能维持档案新馆正常运转已是难能可贵的,经费预算不够会影响档案基础业务建设的提升。

  (四).没有提前谋划档案展览

  档案新馆不仅是档案信息资源的利用中心,更是社会文化教育的特殊阵地,档案馆利用和发挥自身的丰富馆藏资源,将反映我国优秀文化成果、革命传统、时代发展的主流思想的档案资料展览出来。在上杭县档案新馆二次装修的时候,没有开展档案馆陈列展览的方案设计与素材收集前期工作,也没有做好爱国主义教育基地的前期准备工作。陈列展览和爱国主义教育基地装修施工包含方案设计、素材收集、专家评审、招标开工、消防验收等诸多环节,需要一个很长的时间周期。由于没有提前谋划档案展览,影响上杭县档案新馆开馆的时候形象地位,后期做档案展览更费时费力。

  三、提升新馆运行保障档案业务建设的几点建议。

  (一).要科学设计各类用房面积与位置

  1.要合理安排各类用房面积。

  档案馆各类用房的设置应根据《档案馆建设标准》的用房类型和面积,并结合工作实际进行设置。一般来说,库房面积占新馆建筑面积三分之一左右为宜;展厅不低于新馆建筑面积十分之一;新馆档案利用中心与政府信息公开查阅场所面积要足够大,以不低于150平方米面积为宜;档案业务各类技术用房设置要齐全,面积要高于500平方米或新馆建筑面积十分之一。

  2.要注意楼层高度。

  新馆一楼一般是对外服务用房和展厅,楼层要度相对要高一些,不然容易产生压迫感,楼层高度不宜低于4.5米。库房要考虑密集架安装、中央空调管道线布置,4米左右适中。其他楼层要考虑楼层天花板安装消防自动灭火等设施设备,高度不宜低于3.5米。

  3.合理设置库房空调机房。

  恒温恒湿机的机房要独立一间与档案库房分开,并且恒温恒湿机的机房也要做到密闭能够防光、防尘、防风,这样恒温恒湿机主机感应到的温度湿度与库房一致,能有效节约能耗并且不会威胁到库房档案安全。

  4.新馆各类用房空间合理布局。                                

  新馆查阅、展览厅等对外服务用房,档案业务技术用防和办公用房要合理布局。开放程度较高的对外服务用房和人流量较大的办公室用房可以设置在较低楼层,方便来访群众;安全保密性较强的业务技术用房可设置较高的楼层或相对隐蔽的位置;保密程度最高的档案库房满足消防通道验收的同时做到库房自成一体,避免其他无关人员进入库房区域,确保档案安全。

  (二).优化人员配置满足新档案馆运行的要求 

  1.从增加人员和强化培养上切入,解决档案新馆发展面临的窘镜。

  一是切实按照新档案馆功能运行的需要,不断充实各岗位工作人员。二是善于内部挖掘潜力,实现一人多用、精干高效,最大限度地发挥现有编制内工作人员的作用。建立有效的奖励和考核机制,既能留住档案人才,又能充分调动档案工作者的工作积极性。三是建立人员内部轮岗和AB岗制度,促动现有人员自觉提高综合素质,增强其责任心使命感,主动适应档案新馆各岗位工作要求,以缓解人员紧缺的问题。四是档案部门争取组织落实(闽编[1985]79号)文的力度,帮助档案馆解决人员编制紧缺问题。

  2.按照新档案馆运行模式重新调整各个科室的工作职责。

  在档案部分局馆分工改革的背景下,重新调整档案馆“三定方案”,原先的综合科(办公室)、监督指导科、编研宣教科、保管利用与政府信息公开科4个股室可以调整综合科(办公室)、编研宣教科、库房管理科、网络信息科、档案利用科5个股室。根本的也是亟需的,解决档案馆机关闲人多,干活人少的特殊现象,增强相关用人条款内容的操作性和执行性,保证档案馆有人可用。

  (三).从优化环境和保障投入上努力,释放档案新馆生存空间遇到的挤压

  1.建设经济节能型档案新馆。

  一是新馆装修采购上优先购买能耗低的设备,结合当地的经济发展水平因地制宜,新馆装修不宜片面追求高大上。档案库房的外墙可以采用50厘米厚的墙体,中间采用空气隔热层,加强库房保温功能,降低温湿调控设备运行能耗。二是档案库区如采用中央空调,则应实现每个库房空调开关独立控制,以节约运行成本。此外,采用中央空调,在设计时应在相应楼层为空调主机预留大约30-60平方米的机房,同时机房空间要密闭温湿度与库房大体一致,防止空调主机温湿度传感器设置在机房。

  2.从立法层面解决新档案馆运行经费问题。

  档案馆事业是一项国家公共服务事业,各级政府依法保障档案馆运行经费是其法定义务。通过档案法律法规修改,强化档案馆事业投入方面的内容,并进行细化,规定相应的投入比例,增强可操作性,避免档案馆投入在地方财政预算编制的无依性和现实操作中的随意性局面,保障档案馆运行的必要经费投入,保障档案馆各类基础业务运行。

  (四).科学规划档案馆展览

  档案展览是档案馆进行爱国主义教育的重要平台。档案馆载体丰富多样,实物档案、文书档案、声像档案、照片档案等形式的档案是档案馆保存的主要内容。通过档案展览让群众感受思想上的触动,它比任何形式的口头说教和书面描述都更有说服力、感染力。运用多媒体技术,突破时空界限将档案展览深刻清晰地展现公众面前,让档案教育功能得到最大的。在新馆建设的同时,提前筹划档案展览工作,深入挖掘馆藏特色档案,提前做好展厅布局和装修,举办具有档案特色、富有创意、形式多样的档案展览,充分发挥档案馆社会教育与文化传播功能与作用。

  四、依托新馆全面提高档案基础业务建设

  (一).创新管理方式、提升管理能力

  1.扎实新馆运行各类制度。

  在新馆现实工作中规范各项工作程序的规章制度,确定每个人的工作责任,科学管理新馆运行。将设备检修的时间、库房进出的权限、各类计算机操作的权限等内容纳入到管理制度中,同时建立建全保障性措施,避免因操作过失造成不必要影响。新馆各类工作制度关键在于执行,明确的档案工作人员的各项职能职责,赋予相应的权限,落实监督,确保新馆靠可操作的制度运行,保障档案基础业务建设有章可寻,有法可依。

  2. 做好档案新馆台账建设。

  档案的保管与利用必须有账可查。档案台账建设是档案馆保存管理利用档案的生命线,台账的真实完整有助于档案馆安全运行。档案管理建章立制,全宗卷、全宗名册、接收名册、档案资料利用登记表、档案出入库登记表、库房温湿度登记表、库房安全巡查登记表、政府公开信息接收登记表等档案管理台账要真实齐备,确保档案台账管理机制运转有效。

  3.提升档案工作人员的精气神。

  档案馆工作者也要转变“坐、等、看”心态,以积极的思想、发展的眼光、创新的精神、主动的作为,相信小部门也能有大作为,积极向先进档案馆学习,借鉴其先进经验。

  (二).筑牢新馆档案资源基础

  1. 丰富新馆档案资源。

  档案资源是档案馆生存发展的基础。在新馆投入运行后,优化馆藏结构,丰富馆藏资源,切实按照国家档案局9号令拓展接收档案信息资源,突破档案馆传统接收模式,打破只接收10年前档案的规定,把利用率高的档案提前接收进馆。档案馆还要督促相关单位未移交进馆的档案进行数字化扫描,备份数据移交给档案馆,同时争取效能部门的支持,将档案相关工作纳入机关效能考核,增强监管的力度。

  2.因地制宜加快推进馆藏档案信息化建设步伐。

  按照馆藏存量档案数字化、接收馆外增量档案电子化的原则扩大数字档案资源。为提高档案利用效率,推进档案馆社会服务功能建设奠定良好基础。同时采用图文识别鉴定系统,数据库架构等新技术开展档案信息化工作,建立门类齐全的馆藏档案信息资源库。

  3.做好档案鉴定工作。

  在提升新馆运行的同时做好档案鉴定工作,区分馆藏档案共享利用级别:无条件共享、有条件共享、暂不共享。鉴定工作中将保管期限过期档案、没有利用价值的档案、多份重复的档案进行鉴定审批决定是否封存或销毁。档案鉴定为档案信息共享利用奠定基础,也有利于又快又好的建设数字档案馆,降低信息化成本。

  (三).优化新馆安全环境

  1.做好新馆安全运行模式。

  提高档案从业者安全意识,制定严格的安全管理制度。新馆在安全方面对人员责任、设备运行与维护、工作流程等各个环节加以管理控制。严格执行档案出入库制度,记录每一卷档案的流转轨迹,确保有痕迹可查。做好档案的交接登记、安保巡查、监控记录等各项安全记录,新馆各种办公用房的钥匙和门禁分类专人保管,确保新馆安全万无一失。

  2.落实数据安全管理制度。

  档案馆加强涉及档案信息安全的基础设施建设,加强对磁盘、光盘等存储介质的管理,严格履行数字化成果及共享利用审批制度,把好安全问题的关口。馆内封堵相关电脑输出接口,严禁存储数据电脑接触互联网和移动硬盘做好物理隔离,档案数据及时备份保存,杜绝数据损毁和泄密情况。同时对新馆运行进行安全检查和行业测评,加强对档案中介公司整理场所的管理和监控,确保档案信息化过程中档案信息安全。

  (四).提升档案馆公共服务能力

  1.提升新馆档案利用服务质量。

  查档利用是档案馆的基本职能和重要业务,提供便捷的、高效的查档利用服务是现代档案馆工作的核心内容。一是规范查档利用制度和标准。确保档案利用规范有序,同时在做好保护个人隐私的情况下最大限度地简化利用流程。二是在档案新馆投入使用后,要在档案利用创新工作模式,通过信息化技术提升服务覆盖面,特别是档案远程利用水平,为利用者在查档方面提供高效、便捷的优质服务。

  2. 强化编研工作,发展档案学会。

  档案馆通过强化编研工作,挖掘馆藏档案资料资源,构建特色档案信息。在编研工作中提升编研质量,丰富编研内容,可以将档案资源开放与学术理论研究相结合,满足高层次利用者的阅读需求,同时创新编研形式,以电子图片文本、视频等方式编写通俗易懂适合大众口味的档案作品。提升编研工作有助于特色档案资源向社会民众共享,丰富地方文化,提升档案馆地位和影响力。

  在档案机构改革背景下,发展档案学会还是很有必要。局馆分家后档案馆人员性质成为事业编制,档案学会成为档案馆运行的潜在补充机构,方便本地区档案人员工作交流培训和职称评选,方便档案馆开展学术文化交流活动。

  (五).建设数字档案馆

  1. 科学分阶段推进数字档案馆建设。

  伴随着信息技术发展,机关自动办公系统的普及应用,电子文件大量产生,要求档案馆开展电子文件收集、管理、利用的各项工作。数字档案馆建设是一项系统工程,不单单靠档案部门出力开展,还需要领导重视,信息技术部门、外包软件服务公司的大力配合协作才行。要在新档案馆建成投入使用的基础上,进一步升级完善数字档案馆系统软硬件设备设施、数字化馆藏档案资源,提高数字档案共享利用范围和现代化水平。

  2. 优化数字档案馆建设模式。

  馆藏档案数字化是一项档案工作大工程,不能不考虑性价比。档案馆要转变自己原有的传统工作模式,可与电子信息类公司合作承建数字档案馆,要求免费提供软件、设备来换取档案馆运行维护业务和耗材供应等业务取得利润报酬。或者与高等院校合作,发挥馆藏资源特点为新馆数字化建设补充资金,由高校课题研究申请专项资金进行明清档案、民国档案等数字化扫描修复工作,共同开发档案资源。同时转变思想,提高认识。提升领导层对档案数字化的认识,将档案工作纳入政府工作日程,从而较好地为数字档案馆建设提供人力、物力和财力的保障。

  3.建立电子文件接收利用中心。

  新馆建立档案集成网络管理系统,实现局域网、政务网、互联网和馆藏档案数据库、重要档案数据库、公开档案数据库“三网三库”建设目标,同时实现数字档案管理系统与馆藏存量档案的数字化。档案新馆依托新技术、新设备实现档案信息处理方面集中化、大数据化,逐步建立电子文件接收平台和管理利用中心。

  参考文献:

  1.赵静.影响我国数字档案馆建设的问题分析.城建档案,2005年02期;

  2.黄文忠.我国数字图书馆的组织模式及发展对策.中小企业管理与科技(下旬刊),2010年01期;

  3.丁恩多.我国数字档案馆研究综述,科技情报开发与经济,2005年21期;

  4.陈勇.传统档案馆与数字档案馆的比较研究.档案学通讯,2004年06期。

  
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