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文书档案管理的整理方法及档案盒装订
     发表日期:2014-07-29   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

  (一)收集:收集是归档整理的前提、根本,没有收集齐全完整的文件材料,归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此,收集应归档的文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施:

  1、立档单位要建立健全收发文登记制度,有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围,收集所登记的“红头文件”的归档。

  2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料:本单位年度工作会议材料(总结、计划)、表彰材料,专业会议材料,代表发言材料;本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料:会议记录本(党委、党组会议,行政、办公会议)等;各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表);各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合同。

  以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

  (二)归档判断:立档单位将收集到的材料,依照《机关文件材料归档范围和文书档案管理保管期限规定》(国家档案局令第8号)的归档范围和不归档范围,剔除不归档的文件材料,剩下的就是立档单位应归档的文件材料,必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件:①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖励非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

  (三)装订:用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订,便于保管利用。

  1、整理单位:确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,重要文件的正本与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的,将正本与发文稿纸为一件,报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式,一个自然本(册)为一件,未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起的为一件;来文与复文可为一件,未装订成套的会议材料各为一件,正文与文件处理单为一件。

  2、文件的装订:归档文件按件装订具体要求:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来复在后;汉文在前,少数民族文字在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文在前,外文在后;有文件处理的,文件处理单在前,正文在后。

  3、装订的部位与对齐方式及注意事项:文件装订时应以左、下侧对齐,以便装订和利用。装订时,应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉,采用不锈钢订书钉装订(注意:采用不锈钢订书钉装订的文书档案管理不能用微波设备进行消毒,否则可能会引起火灾)。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

  由于无酸纸采用国际上先进的AKD中性施胶工艺、无酸腐蚀,使档案可以长期保存、不变质、不褪色,具有防虫、防霉等特点,对装订在盒子内的档案文件没有腐蚀破坏,使用方便,现在全国都在逐步无酸纸档案盒替换掉过去老式笨重的纸板档案盒。

  
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