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科技档案如何整理与编目
     发表日期:2015-09-29   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

  科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理,要遵循科技文件材料的形成规律,保持其内在的有机联系,便于保管和利用。

  (1)分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点,不能简单的一律采用一种分类模式,或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内,应有一个综合的分类方案,分类标准要一致,力求简明,不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种:①按工程项目分类,主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起,便于成套地提供利用。②按产品类型分类,主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内,以各个独立的产品档案为基础,按产品型号逐级分类,便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类,主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分,主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。

  (2)编目 科技档案目录(样式与归档文件目录相同),是以卷、册为对象进行登记编制的,实际上是案卷的名册,其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置,以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技档案登记总帐,也称流水帐。科技档案的分类目录,是严格按照科技档案分类、排列次序,对案卷进行登记的目录,是直接按照类别查找科技档案,为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号(项目代号)、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷,其档号含义为:S代表设备档案,12代表该设备代号,11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。

  (3)拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号,针对部分内容,材料名称等。

  (4)装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式,科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面,长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序,用件号章固定。

  
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