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福建省档案局关于开展机关 事业单位档案工作规范化管理评估的通知
     发表日期:2011-09-27   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]

福建省档案局关于开展机关 事业单位
档案工作规范化管理评估的通知
闽档〔2011〕46号
 
各市、县(区)档案局,省直各单位:
    为了推动全省机关、事业单位档案管理规范化建设,促进档案工作又好又快发展,更好地服务我省科学发展、跨越发展,我局决定开展机关、事业单位档案工作规范化管理评估工作。现将有关事项通知如下:
一、机关、事业单位档案工作规范化管理评估的申报
   (一)机关、事业单位档案工作规范化管理评估适用于全省各级机关、事业、团体、民主党派等单位档案工作规范化管理的评估。评估坚持自愿申报、客观公正、实事求是原则。
(二)申报单位对照《福建省机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系》(附件1),逐项自检达标后,提出相应等级评估申请,经主管部门审查同意,向同级档案行政管理部门申报。
(三)申报时应提供以下材料:
1.申请报告一份。
2.自评报告一份。自评报告的主要内容:本单位基本情况、档案工作全面管理情况、争创档案规范化管理单位的主要措施与成效、存在问题及整改措施。
3.填报《福建省机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系》自评表一份。
4.《福建省机关、事业单位档案工作规范化管理评估申报审批表》一式三份。
二、机关、事业单位档案工作规范化管理评估的方法及结果
(一)机关、事业单位档案工作规范化管理评估等级由高到低依次为特级、一级、二级,共三个等级。
(二)评估采用百分制计分办法,并依据《福建省机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系》进行。评估得分80—89分为二级档案工作规范化管理单位;评估得分90—100分为一级档案工作规范化管理单位;评估特级档案工作规范化管理单位是在一级评估基础上(95分以上),达到特级评估标准(《福建省机关档案规范化管理特级评估指标体系》(附件2)20分以上(即95分+20分以上)而认定。
(三)评估工作由档案行政管理部门3人以上组成的评估小组负责。评估程序包括听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地查看、逐项评分、意见反馈、形成结论等。
(四)特级档案工作规范化管理单位,省直机关、事业一级、二级档案工作规范化管理单位由省档案局组织评估。市、县(区)机关、事业一级、二级档案工作规范化管理单位由省档案局委托设区市档案行政管理部门组织评估、审批报省档案局备案(报送并将《福建省机关、事业单位档案工作规范化管理评估申报审批表》一份),省档案局进行不定期抽查。
(五)经评估认定为一级、二级档案工作规范化管理的单位,须经过一年以上巩固和提高,才能申请上一级别档案工作规范化管理的评估。若具备特级档案工作规范化管理条件的可直接申请特级档案工作规范化管理评估。
(六)省档案局统一机关、事业单位档案工作规范化管理评估等级证书的式样、规格,由组织验收的档案行政管理部门负责制发。
省档案局每年定期在《福建档案》上公布特级、一级、二级机关、事业单位档案工作规范化管理单位名单。
(七)机关、事业单位档案工作规范化管理等级证书有效期为五年,到期后档案行政管理部门组织复查。对复查不符合标准者,限期整改,整改后仍不合格者,取消其相应等级资格。
三、其他事项
(一)经评估认定的特级、一级、二级档案工作规范化管理单位是档案工作规范化管理达到相应水平的标志,所在单位应根据《档案法》、《福建省档案条例》等有关规定对晋级单位的有关工作部门和档案人员给予表彰和奖励。
(二)有下列情况之一的,不得申报机关、事业单位档案工作规范化管理评估:
1.本机构成立未满2年,室藏档案数量未达到500卷(5000件)以上;
2.各种门类、载体的档案未能实现集中统一管理;
3.有未经整理的积存零散文件;
4.近五年发生了档案泄密、丢失、被盗、水灾、火灾、损毁等事故;
(三)本通知自印发之日起执行,《福建省档案局关于印发福建省各级机关档案室定级工作管理办法的通知》(闽档〔1996〕28号)、《福建省档案局关于印发福建省事业单位档案管理考核办法的通知》(闽档监〔1997〕15号)同时废止。
 
附件:1. 福建省机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系
    2. 福建省机关、事业单位档案工作规范化管理特级评估指标体系
    3. 福建省机关、事业单位档案工作规范化管理评估申报审批表
 
 
 
                二○一一年七月十三日
 

附件1:
福建省机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系
序号
评估指标内容
分值
评估细则与评分说明
得分
1
管理体制
18
 
 
1.1
组织领导
5
 
 
1.1.1
档案工作列入领导议事日程
1
近三年每年有研究和解决实际问题的相关文件或会议记录.一年得0.33分
 
1.1.2
明确单位有分管领导、有综合部门负责人
主管档案工作
1
有文件各得0.5分
 
1.1.3
档案工作列入每年本单位工作计划
1
近三年工作计划
 
1.1.4
保障档案工作所需经费
2
近三年投入经费用于档案装具、档案设备的配置
 
1.2
法制建设
3
 
 
1.2.1
采取多种形式学习、宣传、贯彻《档案法》《福建省档案条例》
2
一种形式0.5分,满2分为止
 
1.2.2
按规定及时办理档案登记
0.5
查近三年档案登记表,缺一年不得分
 
1.2.3
按规定及时报送档案电子目录数据
0.5
查近三年报送登记表, 缺一年不得分
 
1.3
机构人员
6
 
 
1.3.1
档案管理部门配备了与档案工作相适应的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定。
1
专职档案员0.8分,兼职档案员0.5分,近两年档案人员未变动0.2分。                               
 
1.3.2
档案人员文化程度达到大专以上并经过上岗培训
1
查学历证书、培训证书各得0.5分
 
1.3.3
单位内部各职能部门设立兼职档案员并及时调整,负责文件材料的收集、整理、移交工作。
1
查文件,文件材料移交清单                
 
1.3.4
对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导
1
杳三年文件、记录。
 
1.3.5
近五年因档案工作成绩显著,获得相关单位表彰、奖励的集体或个人
2
获得档案行政管理部门表彰的得2分;获得本系统、本单位奖励的得1分。查文件、证书
 
1.4
制度建设
4
 
 
1.4.1
制发了本单位或本系统档案管理办法
1
查正式文件
 
1.4.2
制定了本单位档案收集、保管、利用、保密和档案人员岗位责任制度
2.5
查正式文件,五项制度各得0.5分
 
1.4.3
制发了本单位档案安全突发事件应急预案
0.5
查正式文件
 
2
基础设施
14
 
 
2.1
库房
5
 
 
2.1.1
做到办公、阅览、库房三分开。
1
库房与办公、阅览三分开1分;二分开0.5分.
 
2.1.2
库房设计符合规范要求
2
1.库房位置选择得当0.5分,设在顶层、底层或盥洗室旁不得分;
2.库房窗户设置符合要求0.5分,大开窗未改造不得分;
3.库房内用电线路安装规范,照明符合要求得0.5分;
4. 库房密闭好0.5分.
 
2.1.3
库房面积应达到:安装密集架的40㎡/万卷
        配置五节柜的56㎡/万卷
2
按比例得分
 
2.2
设备
9
 
 
2.2.1
采用符合国家标准规范的档案装具。
1
档案箱柜符合标准要求0.5分
档案盒质量符合标准要求0.5分
 
2.2.2
档案库房配备了防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备,并实施有效管理。
5
1.    库房配有防盗(防盗门、防盗窗、监控探头)等设备各得0.5分
2.    配有空调、去湿设备,各得1分;
3.    温湿度达标得1分(连续三个工作日不达标扣0.1分),
4.    及时更换灭火器材0.5分
5.    配置防光窗帘0.5分
6.    档案箱柜中放置档案防霉防虫药品0.5分
 
2.2.3
档案室配备了现代化管理设备(包括计算机、扫描仪、刻录机、复印机、照相机等)。
2
有专用计算机得1分;其它设备各0.25分(复印机与其它部门共用可得分)。 
 
2.2.4
配备适应特种载体档案保管、利用需要的设备,专业档案装具符合国家或行业主管部门要求.
1
1.满足特种载体档案保管、利用需要,得0.5分;
2.专业档案装具符合要求,得0.5分。
 
3
业务建设
33
 
 
3.1
档案收集
10
 
 
3.1.1
制定了本单位各门类文件材料归档范围和保管期限表并经档案行政管理部门审批或备案
2
查正式文件
 
3.1.2
归档的文件材料完整齐全,完整率、准确率达95%以上。
3
每门类各抽查5卷,按比例得分.
 
3.1.3
各门类档案保管期限划分准确
2
每门类各抽查5卷,按比例得分.
 
3.1.4
按时接收应归档的文件材料,交接手续完备。
2
按时归档得1分;有规范的交接文据得1分。
 
3.1.5
收集与档案有关的资料。
1
有收集与本单位业务有关的资料得1分,单位有专门资料室的可得分。
 
3.2
档案整理
14
 
 
3.2.1
制定了适合本单位特点的、科学的各门类档案分类大纲和编号方法。
2
有本单位档案分类大纲得1分;有编号方法得1分
 
3.2.2
文书档案整理符合《机关档案工作业务建设规范》、《福建省归档文件整理细则》规定
3
3.2.2—3.2.6各抽查10卷
 
3.2.3
专门档案整理符合有关专门档案管理规定
2
确无专门档案可得分
 
3.2.4
会计档案整理符合《福建省会计档案基础工作规范》规定
1
确无会计档案可得分
 
3.2.5
科技档案整理符合《科技档案案卷构成的一般要求》规定
1
确无科技档案可得分
 
3.2.6
声像档案整理符合《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》规定
2
两门类各得1分,无声像档案不得分
 
3.2.7
电子档案整理符合《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》规定
2
无电子档案不得分
 
3.2.8
档案制成材料符合规定要求
1
归档文件中有圆珠笔、铅笔、彩色笔等不耐久字迹的按比例扣分(抽查10卷)
 
3.3
档案移交
3
 
 
3.3.1
按规定及时向同级档案馆报送已公开政府信息
2
及时报送得1分;报送文件资料齐全,纸质、电子文件同时报送的得1分。无需报送的单位可得分
 
3.3.2
到期档案按时向当地同级国家综合档案馆移交,移交手续齐全。
1
按规定向同级国家综合档案馆移交档案的得1分;移交及时完整、手续齐全1分
 
3.4
档案鉴定
3
 
 
3.4.1
成立档案鉴定小组,定期按国家有关规定对超过保管期限的档案进行鉴定。
2
成立档案鉴定小组得1分;对超过保管期限的档案开展鉴定工作得1分。
 
3.4.2
严格执行销毁制度,销毁手续齐全。
1
销毁档案登记造册,履行审批手续的得1分。
 
3.5
档案统计
3
 
 
3.5.1
对单位各类档案及专用设备建立了台账,档案收进、移出登记清楚,有库藏档案总量、分类统计表。
2
建立台账得1分;档案收进移出登记清楚得0.5分;有库藏档案总量、分类统计表得0.5分。
 
3.5.2
及时、准确向档案行政管理部门填报档案工作统计年报;按时完成其它档案调查统计工作(档案行政管理部门需要的相关数据)
1
各得0.5分
 
4
管理现代化
16
 
 
4.1
档案信息化建设做到与本单位信息化建设同步规划
2
列入单位信息化建设规划(方案)的得2分;单独制定档案信息化建设规划得1分
 
4.2
制定本单位电子文件归档管理制度
1
查文件
 
4.3
有档案管理计算机网络系统,使用符合国家规范要求的档案管理软件。
3
1.有档案计算机管理网络系统得2分;使用单机版的得1分
2.使用符合国家规范要求的档案管理软件得1分。
 
 4.4
电子档案归档与管理符合安全管理要求
3
采取必要防护措施::如系统与互联网物理隔离1分;安装防病毒软件并及时更新1分;归档电子文件脱机保存得1分。
 
4.5
开展档案信息数据库建设
5
1.建立符合规范要求的文件级目录数据库得2.5分
2..建立业务、专门档案案卷级目录数据库得1.5分
3.建立声像档案目录数据库得1分
以上均按比例得分
 
4.6
归档电子文件须可读
1
随机抽查
 
4.7
依托0A系统实现档案信息资源共享
1
可在0A系统内查阅档案目录
按比例得分。
 
5
开发利用
19
 
 
5.1
检索工具
5
 
 
5.1.1
编制了能适合档案利用需要的检索工具
5
编有文书档案案卷目录0.5分、全引目录或归档文件目录1分; 科技档案案卷目录、卷内目录各0.5分; 会计档案案卷目录0.5分;专门档案案卷目录0.5分;声像档案目录各0.5分;实物档案目录0.5分
 
5.2
利用服务
7
 
 
5.2.1
 档案人员熟悉库藏档案和检索工具,提供利用工作做到及时有效
1
档案人员调卷速度快、服务态度好得0.5分;查全率、查准率达到95%以上得0.5分。
 
5.2.2
坚持做好借阅登记和利用效果反馈登记
2
近三年缺1项扣0.3分
 
5.2.3
汇编档案利用效果实例
2
近三年每年至少有三个以上的利用实例并汇编成册。
 
5.2.4
主动采取多种形式为单位领导决策和单位各项工作服务。
2
采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网上利用等形式主动为利用者服务,每采取一种形式得0.5分,得满2分为止。
 
5.3
档案信息开发利用
7
 
 
5.3.1
编有单位成立以来的全宗介绍、组织沿革、大事记等通用性编研成果。
2
编研成果一种得0.6分。
 
5.3.2
对档案信息资源进行深加工,综合性的(如年鉴)、专题编研的(如专题概要、研究分析报告)等编研成果
3
近三年每一种具有实用价值的编研成果得1分,得满3分为止
 
5.3.3
积极参与档案学术研讨
2
近三年在省刊物上发表档案工作理论研究或经验交流文章1篇得2分;在市级档案学会上发表文章1篇1 分
 
 
附件2:
福建省机关、事业单位档案工作规范化管理特级评估指标体系
序 号
评估指标内容
分值
评估细则与评分说明
得  分
1
近三年单位领导每年对档案工作有指示、批示或讲话
3分
查文件、记录。一年得1分
 
2
室藏档案全部建立文件级目录数据库;室藏永久档案建立全文数据库。
7分
查台账并随机抽查
文件级目录得2分、全文数据得5分(全文数据可按比例得分)
 
3
建立照片档案,音视频档案全文数据库
4分
照片得2分,录音、录像各得1分。按比例得分
 
4
本单位永久、长期保存的纸质文件与电子文件配套管理
4分
1.纸质档案与电子档案一并归档得2分
2.电子档案整理规范化得2分
 
5
电子文件在归档时,均应在《电子文件登记表》和《电子文件目录》中登记。
2分
查登记表
 
6
本机关电子文件及相应元数据及时采用符合规范的载体进行多套离线备份
2分
备份需3套以上(未达到不得分)
 
7
保证本单位归档的电子文件真实性、完整性、有效性。
4分
归档完整率=(已归档数÷应归档数)×100% 
归档真实率=(抽取合格数÷抽取数)×100%
抽取20条
三性各得1.67分
 
8
档案信息化管理纳入本单位局域网,实现本单位档案信息共享。已公开信息目录上互联网并可检索
4分
1.档案信息上局域网,可目录检索得1分,可全文检索得2分
2.已公开信息目录上互联网得1分(以上均按比例得分)
 
说明:特级评估分值共30分。达到特级标准是在评估一级档案规范化管理的基础上再进行特级指标评估,特级评估分值应为
95分+20分以上。
 
 
 
 
 
 

附件3:
 
福建省机关、事业单位
档案工作规范化管理评估申报审批表
 
 
 
 
 
 
 
申报单位____________
 
申报等级____________
         
           申报时间_____________

单位档案工作基本情况表
                  
单位类别
 
单位级别
 
单位成立时间
 
分管领导姓名
 
档案机构名称
 
申报等级
 
档案员
姓 名
专职或兼职
文化程度
专业程度
 
 
 
 
库房面积
  m²
办公室面积
   m²
阅览室面积
  m²
文书档案
 
科技档案
 
会计档案
 
专门档案
 
音像档案
 
电子档案
 
总计
 
单位
自检
情况
 
 
 
 
                单位盖章
                 年  月  日

机关、事业单位档案工作规范化管理评估审批表
单位名称
 
评估等级
 
评估得分
 
评估结论:
 
 
 
 
 
 
    
   组长签字:
    评估员签字:
                     年  月  日
市级档案行政管理部门审批意见
 
             单位盖章
                      年  月  日
省级档案行政管理部门审批意见
 
             单位盖章
                     年  月  日
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
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